Warunki dostawy to postanowienia zawarte w umowie kupna-sprzedaży dotyczące przewozu, które dotyczą procesu dostawy towarów i usług nabywcy. Warunki te określają obowiązki zarówno sprzedającego, jak i kupującego, związane z procesem dostawy. W wielu krajach warunki dostawy są regulowane przez szczegółowe przepisy, które mają na celu ochronę interesów obu stron w sprzedaży, a także zapewniają stosunkowo niewiele miejsca na wszelkiego rodzaju nieporozumienia dotyczące obowiązków każdej ze stron.
Często warunki dostawy są zawarte jako klauzula w umowie sprzedaży lub zakupu. Istnieje kilka kluczowych czynników związanych z wysyłką i odbiorem zakupionych produktów, które są szczegółowo omówione w warunkach. Trzeba mieć do czynienia ze środkami dostawy, które zostaną wykorzystane. W niektórych umowach skupia się to na szerokiej identyfikacji, takiej jak określenie, że produkty będą wysyłane drogą lądową za pośrednictwem wspólnego przewoźnika. Niektóre warunki dostawy będą bardziej szczegółowe w tym punkcie, określając konkretną firmę transportową, która odbierze produkty, wszelkie firmy transportowe, które zostaną powiązane z nadawcą w celu efektywnego zarządzania dostawą, oraz wszelkie opłaty związane z ogólnym procesem dostawy.
Oprócz określenia sposobu, w jaki produkty są wysyłane, nie jest niczym niezwykłym, że warunki dostawy zawierają również konkretną datę dostawy. W zależności od lokalnego prawa i ogólnych warunków umowy między kupującym a sprzedającym, ta data dostawy może być stała, z pewnymi postanowieniami dotyczącymi odszkodowania kupującemu, jeśli przesyłka nie dotrze na czas. W takim przypadku warunki dostawy często określają konkretne działania, które mogą wystąpić, ale są poza kontrolą sprzedawcy lub nadawcy, takie jak klęski żywiołowe, strajki transportowe i inne zdarzenia, które mogą ogólnie spowolnić proces transportu . Warunki często określają, w którym momencie procesu wysyłki sprzedawca zrzeka się odpowiedzialności za przedmioty, a kupujący przejmuje odpowiedzialność za dostawę, co jest bardzo ważne w przypadku utraty towaru.
Warunki dostawy mogą również zawierać informacje o lokalizacji, do której produkty mają zostać dostarczone. W niektórych przypadkach umowa będzie zawierać również zakres czasowy w dniu dostawy. Daje to kupującemu pewne wyobrażenie, o której porze dnia może spodziewać się dostawy. Na przykład warunki mogą określać, że dostawa będzie miała miejsce w godzinach od południa do 5:00 czasu lokalnego. Dzięki temu kupujący wie, że może zaplanować załatwienie innych spraw do południa bez obaw o brak dostawy, a popołudnie zorganizować tak, aby można było oderwać się od innych zadań w celu przyjęcia dostawy.
Przepisy transportowe regulują warunki dostawy, które mają zastosowanie zarówno w przypadku dostaw krajowych, jak i międzynarodowych. W kraju do formułowania roboczych warunków dostawy stosuje się przepisy opracowane na poziomie krajowym i lokalnym. W skali międzynarodowej procedury dostawy znane jako międzynarodowe warunki handlowe lub Incoterms. Incoterms są opracowywane przez Międzynarodową Izbę Handlową, organizację zrzeszającą setki tysięcy firm zlokalizowanych w ponad 130 krajach na całym świecie.