Zamówienia zakupu pełnią funkcję autoryzacji zakupu towarów lub usług od różnych dostawców. Różne formularze zamówień zakupu są używane do różnych rozmiarów i rodzajów zakupów. Formularze te obejmują zapotrzebowania lub żądania zakupu, regularne zamówienia zakupu, stałe zamówienia zakupu, zbiorcze zamówienia zakupu, umowy o świadczenie usług i zlecenia zmiany.
W zwykłym procesie zamówienia zakupu, jeśli jednostka biznesowa musi dokonać zakupu, przygotowuje żądanie zamówienia zakupu lub zapotrzebowanie, wyszczególniając żądane pozycje, ilość, koszt jednostkowy, kiedy pozycje są wymagane i preferowanego dostawcę, jeśli taki istnieje. Jednostka biznesowa przedstawia żądanie kierownikowi upoważnionemu do zatwierdzenia zakupu lub działowi zakupów do zatwierdzenia. Jeśli zamówienie zakupu dotyczy dużego zakupu lub dużej kwoty, przed finalizacją może być wymagane więcej niż jeden poziom zatwierdzenia.
Dział zakupów sprawdza wniosek i wybiera najlepszego dostawcę materiału lub usługi. Po zatwierdzeniu wniosku wystawiane jest zamówienie zakupu i przypisywane jest mu numer, który jest następnie wymieniany we wszelkiej korespondencji związanej z tym zamówieniem, poprzez dostawę i płatność. Formularze zamówień zakupu mogą być elektroniczne lub drukowane. Wygląd formularza zamówienia zakupu nie jest ważny; to zawarte w niej informacje stanowią podstawę umowy między sprzedawcą a kupującym.
Formularze stałego zamówienia zakupu są używane, gdy firma potrzebuje regularnej dostawy identycznej ilości materiału, na przykład comiesięcznej wysyłki. Stałe zamówienie zakupu zatwierdza interwał dostawy i cenę towaru oraz określa czas, przez jaki stałe zamówienie będzie obowiązywać. Stałe zlecenie zakupu można również wykorzystać do leasingu sprzętu lub konserwacji, które będą trwać przez określony czas.
Formularze zamówień zbiorczych są używane do rutynowego zakupu niewielkich ilości towarów o niskiej wartości. Na przykład biuro może mieć zbiorcze zamówienie zakupu papieru, tuszu i tonera do funkcji kopiowania i drukowania. Zamówienie zbiorcze zazwyczaj ogranicza rodzaje przedmiotów, które można kupić, oraz ustala indywidualny limit zamówienia i całkowity limit wartości, a także datę ważności.
Formularze kontraktowych zamówień zakupu są zwykle używane do pokrycia prac wymaganych do ukończenia projektu. Określają dokładnie, jakie prace będą wykonywane i w jakim harmonogramie. Umowne zamówienie zakupu może przewidywać płatności okresowe, gdy projekt osiągnie pewne kamienie milowe. Jeśli w trakcie projektu zajdzie potrzeba modyfikacji wymagań, może zostać wydane zlecenie zmiany. Zlecenie zmiany szczegółowo określa, jakie specyfikacje zostały zmienione, i jest włączone do pierwotnego zamówienia zakupu.
Wymagania firmy mogą wymagać złożenia oferty na zakupy, które będą kosztować więcej niż określona kwota pieniędzy lub które dotyczą określonego rodzaju towarów lub usług. W takim przypadku dział zakupów poprosi o oferty. Po otrzymaniu i przejrzeniu ofert dział zakupów przyzna zlecenie zakupu zwycięskiemu oferentowi.