Audyty mają różne kształty i formy. Niezależnie jednak od rodzaju, audyty są przeprowadzane przez niezależnych pracowników audytowych, przeglądających procesy i wpływy, szukając nieautoryzowanych transakcji i starając się uniknąć oszustw i błędów. Przygotowanie audytu jest procesem przygotowania do takiego przeglądu i często wiąże się z audytami przeprowadzanymi przez firmy biegłego rewidenta (CPA). Są to audyty przeprowadzane co najmniej raz w roku w celu zapewnienia inwestorów, banków i innych interesariuszy, że sprawozdania finansowe firmy są rzetelnie prezentowane bez istotnych zniekształceń lub błędów.
Audytorzy śledzą programy audytu, a przygotowanie audytu zwykle powtarza się, z podobnymi pozycjami z lat poprzednich. Firmy, które wymagają audytu, takie jak spółki publiczne, zazwyczaj otrzymują kwestionariusze audytu lub wykazy z prośbą o harmonogramy i inne istotne informacje, aby pomóc w procesie audytu i przygotowaniu. Harmonogramy te są powszechnie znane jako dokumentacja „przygotowana przez klienta” (PBC).
Członkowie zespołu audytowego wykorzystują PBC do analizy sprawozdań finansowych i testowania liczb. Chodzi o to, aby wykorzystać dokumentację z przygotowania audytu, aby proces audytu był szybszy i tańszy. Im lepsza dokumentacja, tym płynniejszy powinien być audyt.
Schemat rozrachunków z dostawcami jest często częścią przygotowania audytu i zawiera szczegółową listę dłużników, zarówno długoterminowych, jak i krótkoterminowych, oraz kwotę należną każdemu z nich. Sumy na liście powinny zgadzać się z tym, co firma przedstawia w swoim sprawozdaniu finansowym. Jeśli firma wykazuje 1,000 USD jako zobowiązania bieżące i 5,000 USD jako zobowiązania długoterminowe, te dokładne kwoty powinny być zgodne z harmonogramami zobowiązań.
Kolejnym harmonogramem, często częścią przygotowania audytu, jest zestawienie należności. Ta lista pokazuje, kto jest winien firmie i ile jest winien, podobnie jak w przypadku zobowiązań. Idea jest ta sama: harmonogram należności powinien zgadzać się z sumarycznymi zestawieniami finansowymi.
Rozliczenia bankowe są popularnymi PBC i często są wymagane dla ostatniego miesiąca roku podatkowego i następnego miesiąca. Uzgodnienie bankowe opisuje różnice między saldem środków pieniężnych według banków i według ksiąg, co firma wykazuje w swoich sprawozdaniach finansowych dla środków pieniężnych. Inne popularne pozycje w przygotowaniach do audytu to wykaz środków trwałych, amortyzacja, wykazy inwestycji i potwierdzenia bankowe, w których banki potwierdzają salda gotówkowe i inwestycyjne u audytorów.
Wiele firm, zwłaszcza korporacji i większych firm, tworzy komitety audytu, które koordynują i weryfikują przygotowanie i proces audytu. Komitet audytu często składa się z członków zarządu, którzy są zainteresowani finansowym dobrobytem firmy. Członkowie ci mogą mieć doświadczenie w finansach lub rachunkowości.
Wyzwania związane z przygotowaniem audytu to zmiany numerów kont spowodowane błędami lub korektami dokonanymi po przygotowaniu PBC. Kiedy tak się stanie, harmonogramy i dokumentacja również muszą zostać zmienione. Kolejnym wyzwaniem związanym z przygotowaniem audytu jest terminowe przygotowanie wszystkich właściwych informacji. Ten problem można zminimalizować, korzystając z oprogramowania finansowego, które zapewnia dobre raportowanie, eliminując potrzebę tworzenia oddzielnych list dla wielu pozycji.