Pule kosztów, znane również jako centra kosztów, to grupy powiązanych kosztów, które w jakiś sposób odnoszą się do określonego produktu lub usługi. Wiele firm i uczelni korzysta z puli kosztów do śledzenia wydatków związanych z konkretnym projektem lub działem. Ideą puli jest powiązanie kosztów bezpośrednich i pośrednich z konkretnym kosztorysantem, co znacznie ułatwia określenie łącznej kwoty wydatków związanych z funkcjonowaniem działu lub realizacją danego projektu.
Chociaż dokładna struktura puli kosztów jest różna, większość organizacji woli tworzyć sekwencje liczbowe, które można następnie przypisać do konkretnego projektu. Często indywidualna pula kosztów składa się z maksymalnie dziesięciu cyfr w sekwencji, przy czym pewne grupy tych cyfr są używane w odniesieniu do projektu. Na przykład pierwsze cztery cyfry puli kosztów mogą identyfikować konkretny dział, który pracuje nad projektem, podczas gdy kolejne dwie identyfikują sam projekt. Ostatnie cztery cyfry odnosiłyby się do określonej podgrupy wydatków związanych z projektem, takich jak koszty komunikacji.
Stworzenie puli kosztów umożliwia szybkie powiązanie wydatku z odpowiednim działem i projektem. Z tego powodu nie jest niczym niezwykłym, że klient biznesowy przekazuje dostawcy konkretny numer miejsca powstawania kosztów lub numer puli, do którego można się odnieść na fakturze za dostarczone towary lub usługi. Sekwencja znaków tworząca pulę dostarcza działowi księgowości informacji niezbędnych do naliczenia kosztów z powrotem do odpowiedniej pozycji w księgach rachunkowych.
Pula kosztów może służyć do śledzenia dowolnego zestawu żądanych wydatków. Na przykład krajowy dyrektor sprzedaży może przypisać centra kosztów lub pule do każdego z regionów sprzedaży podlegających jego jurysdykcji, umożliwiając rozbicie kosztów oddziału na podstawie obszaru geograficznego. Pule kosztów mogą być również wykorzystywane do identyfikacji określonych grup wydatków związanych z pojedynczym projektem, dzięki czemu można łatwo określić, ile wydano na materiały biurowe, ile wydano na potrzeby telekomunikacyjne, takie jak połączenia konferencyjne, oraz jaka część budżetu projektu została wydana przeznaczane na przeprowadzanie badań konsumenckich.
Pula kosztów, wykorzystywana z największą korzyścią, znacznie upraszcza zadanie księgowe. Sekwencja znaków ułatwia powiązanie różnych wydatków z danym projektem, bez konieczności poświęcania dużej ilości czasu na badanie, jak zastosować opłatę. Dopóki dział księgowości wie, jakie centrum zostało przydzielone do jakiego działu lub projektu, możliwe jest szybkie i sprawne naliczanie opłat.