Rachunkowość ma wiele zasad i standardów. Nic więc dziwnego, że istnieją zasady dotyczące zakupów przedmiotów trwałych, takich jak sprzęt, nieruchomości, meble. Zasady te wymagają przypisania kosztów zakupu do więcej niż jednego okresu. Zasady i alokacje są częścią rachunkowości amortyzacji.
Kupując przedmiot o długiej żywotności, jego pełny koszt pomniejszony o wartość odzysku należy rozłożyć na szacowany okres użytkowania. Jeśli na przykład serwer komputerowy został zakupiony za 15,000 3,000 dolarów amerykańskich (USD), a jego żywotność wynosi pięć lat, koszt — zwany amortyzacją — powinien zostać przydzielony do pięciu lat, a nie tylko do roku, w którym został zakupiony. W tym przykładzie miałby zastosowanie koszt amortyzacji w wysokości XNUMX USD rocznie. Jeśli serwer komputerowy miałby tylko jeden rok życia, to wydatkowanie go w całości w roku zakupu miałoby sens, ponieważ jego wartość dla firmy wynosi tylko jeden rok.
Wiele firm ma zasady i procedury określające, kiedy należy kapitalizować element, a następnie go amortyzować. Kapitalizowanie pozycji oznacza zaksięgowanie jej jako aktywa, a następnie jej amortyzację w miarę upływu czasu. Zwykle nie warto kapitalizować przedmiotów poniżej określonej kwoty, powiedzmy, że kupiono coś za 100 USD, aby można było używać przez pięć lat. Koszt amortyzacji w wysokości 20 USD, który należy pobierać co roku, jest zbyt mały i może nie być wart zachodu.
Radzenie sobie z kapitalizacją i amortyzacją wymaga zdrowego rozsądku i przestrzegania ustalonych zasad. Jeśli zasada wskazuje, że komputery mają być amortyzowane przez trzy lata, wszystkie komputery są amortyzowane przez trzy lata. Jeśli zasady wskazują, że wszystkie przedmioty zakupione powyżej 5,000 USD mają być kapitalizowane, wszystkie przedmioty powyżej tej kwoty są kapitalizowane, a wszystko, co poniżej, jest rozliczane.
Istnieją pewne rodzaje pozycji, które zazwyczaj są kapitalizowane, a następnie z czasem tracą na wartości. Należą do nich nieruchomości, sprzęt, meble, ulepszenia dzierżawy i samochody. Należy zauważyć, że grunt nie jest amortyzowany, a jedynie budynki i inne nietrwałe przedmioty.
Koncepcja rachunkowości amortyzacji obejmuje składnik aktywów o długim okresie użytkowania. Częścią tego jest podstawa aktywów, czyli koszt aktywów pomniejszony o wartość ratowniczą, która jest wartością, jaką składnik aktywów może mieć do dyspozycji. Ważny jest również szacowany okres użytkowania środka trwałego, szacowany czas, w którym środek będzie utrzymywany w eksploatacji.
Istnieje kilka metod księgowania amortyzacji. W metodzie liniowej kwotę amortyzacji oblicza się dzieląc bazę aktywów przez lata lub miesiące życia. Koszt amortyzacji jest taki sam w większości okresów. W przypadku metody salda degresywnego amortyzacja jest wyższa w pierwszych latach i maleje w miarę upływu czasu.
Inna metoda, zwana cyframi sumy lat, jest obliczana na ułamku z mianownikiem jako sumą lat. Amortyzacja jest wyższa w pierwszych latach i maleje w miarę upływu czasu. Metoda aktywności jest obliczana na podstawie wykorzystania aktywów, takich jak wykorzystane godziny lub innej racjonalnej podstawy odzwierciedlającej aktywność aktywów.
Zazwyczaj firmy rozliczają amortyzację na dwóch oddzielnych kontach w księdze głównej. Jedno konto nazywa się kosztem amortyzacji i jest wykazywane w rachunku zysków i strat; druga nazywa się amortyzacją skumulowaną i jest wykazywana w bilansie i skumulowanej amortyzacji. Skumulowane konto amortyzacji jest kontem przeciw-aktywowym i ma saldo kredytowe.
Należy pamiętać, że w Stanach Zjednoczonych urząd skarbowy (IRS) ma własny sposób zgłaszania aktywów i amortyzacji. Rachunkowość amortyzacji finansowej i rachunkowość amortyzacji podatkowej są różne. IRS pozwala na 100% odliczenie aktywów długoterminowych do pewnego limitu, podczas gdy ogólnie przyjęte zasady rachunkowości (GAAP), standardowe ramy rachunkowości finansowej, na to nie pozwalają.
Rozliczanie amortyzacji to typowy proces w wielu przedsiębiorstwach. Wiele firm przechowuje aktywa i amortyzację w arkuszu kalkulacyjnym lub korzysta z określonego oprogramowania śledzącego. Wyzwania w tym zakresie obejmują identyfikację aktywów, które mają być kapitalizowane i zachowanie spójności w metodologii amortyzacji.