Redukcja danych to termin odnoszący się do praktyki biznesowej polegającej na gromadzeniu, analizowaniu i ostatecznie przekształcaniu ogromnych ilości danych w serię podsumowanych raportów. Ideą procesu redukcji danych jest zapewnienie pełnego, choć nieco uproszczonego formatu, który można stosunkowo łatwo wykorzystać w ustawieniach biznesowych. Można zastosować kilka różnych podejść do procesu, z wyborem technik i systemów redukcji danych w zależności od charakteru danych i tego, jak te raporty podsumowujące muszą być skonstruowane, aby zapewnić pełną i kompleksową reprezentację tych danych.
Jednym z podstawowych zadań w każdym rodzaju wysiłku związanego z redukcją danych jest organizacja wszystkich danych gromadzonych w tym celu. Czasami ta część procesu koncentruje się na ustanowieniu pewnego rodzaju porządku w danych, który wiąże się z ustalaniem priorytetów w spójny sposób, przy użyciu dobrze zdefiniowanych kryteriów, aby pomóc w działaniu. W zależności od rodzaju danych, nie jest niczym niezwykłym zaokrąglanie niektórych liczb w celu ułatwienia pracy z informacjami podczas podsumowania. Wreszcie, rozmieszczenie danych w tabelach, raportach kolumnowych lub innych rodzajach etykietowania lub formatowania może być konieczne, aby umożliwić odbiorcom raportów stosunkowo łatwe śledzenie logistyki uproszczonych informacji.
W przeszłości proces przeglądania dostępnych danych oraz ustalania priorytetów i organizowania informacji w przydatne formaty odbywał się ręcznie. W zależności od ilości zaangażowanych danych i docelowych odbiorców tych danych proces ten może potrwać miesiące, a nawet lata. Dzięki tworzeniu pakietów oprogramowania, które są obecnie przeznaczone do obsługi danych w różnych formatach, raporty można przygotować w ciągu dni lub tygodni. Większość typów oprogramowania może pobierać informacje z wielu różnych baz danych i pomagać w procesie sortowania, znacznie ułatwiając i przyspieszając przygotowanie uproszczonych danych, które są zarówno przydatne, jak i łatwe do zrozumienia.
Korzystanie z metod edycji danych w celu uproszczenia prezentacji informacji w łatwych do odczytania raportach jest ważne dla firm o dowolnej wielkości. Wykorzystywane systemy redukcji danych mogą pomóc w przygotowaniu raportów wydajnościowych i produkcyjnych, które są pomocne dla menedżerów, lub pomóc siłom sprzedaży w lepszym zrozumieniu skuteczności bieżących kampanii lub procedur sprzedażowych wymaganych przez firmę. Edycja i kodowanie danych może również okazać się pomocne, jeśli chodzi o zademonstrowanie inwestorom potencjału związanego z wprowadzeniem nowego produktu.