Rejestr pożyczek to dziennik lub dziennik używany do śledzenia dat zapadalności związanych z pożyczkami udzielonymi przez określonego pożyczkodawcę. Rejestr jest zwykle ułożony w porządku chronologicznym, dzięki czemu bardzo łatwo jest określić, jakie pożyczki będą wymagalne w najbliższej przyszłości. Rejestr pożyczek działa jak plik łaskoczących terminów zapadalności, ostrzegając urzędników ds. Pożyczek, kiedy mogą nawiązać kontakt z pożyczkobiorcami i przypomnieć im o zbliżającym się terminie spłaty pożyczki. Rejestry tego typu są najbardziej pomocne w przypadku pożyczek terminowych i innych podobnych pożyczek, które wiążą się z płatnościami balonowymi, a nie serią miesięcznych rat.
Rzeczywista struktura rejestru pożyczek może się nieco różnić w zależności od lokalnych zwyczajów. Istnieje kilka podstawowych rodzajów informacji, które mogą pojawić się w każdym tego typu rejestrze. W pierwszej kolejności zostanie odnotowana nazwa pożyczkobiorcy wraz z przypisanym do pożyczkobiorcy numerem rachunku pożyczki. Podana jest również kwota należna z tytułu pożyczki. Na koniec podana jest data spłaty pożyczki, która zwykle jest używana do sortowania wpisów w porządku chronologicznym.
Niektórzy pożyczkodawcy wolą dodawać dodatkowe dane do rejestru pożyczek, zwykle do celów wewnętrznych. Na przykład pożyczkodawca może dodać informacje kontaktowe dla każdej pożyczki wymienionej w rejestrze, takie jak adres pocztowy i numer telefonu. Pomaga to przyspieszyć proces generowania wezwania do pożyczkobiorcy lub wykonania telefonu w celu przypomnienia pożyczkobiorcy, że termin płatności zbliża się szybko.
Rejestr pożyczek może być zwykle skonstruowany tak, aby zawierał szczegóły dotyczące wszelkich współpodpisujących lub współpożyczkobiorców wymienionych w pożyczce. W zależności od polityki i procedur instytucji pożyczkowej, przypomnienia i powiadomienia o zbliżającym się terminie zapadalności pożyczki mogą być wysyłane zarówno do pierwotnego pożyczkobiorcy, jak i współsygnatariusza lub tylko do pierwotnego pożyczkobiorcy. Jeśli termin płatności upłynie bez otrzymania płatności, pożyczkodawca może użyć danych zapisanych w rejestrze pożyczek, aby powiadomić współsygnatariusza o problemie i zażądać zapłaty za niespłacone saldo wraz z odsetkami, które zaczęły naliczać się po terminie .
Podczas gdy rejestr pożyczek z minionych lat był przechowywany w formie papierowej, większość dzisiejszych programów księgowych umożliwia tworzenie i prowadzenie elektronicznego rejestru pożyczek, przy czym niektóre decydują się na użycie prostego formatu arkusza kalkulacyjnego. Takie podejście bardzo ułatwia również dodawanie komentarzy lub notatek do każdej pożyczki wpisanej do katalogu. Ponadto wiele pakietów oprogramowania zapewnia możliwość oznaczania pożyczek dla pewnego rodzaju komunikacji w odstępach dwutygodniowych i miesięcznych przed rzeczywistą datą wymagalności.