Odchylenie kosztowe to różnica między kosztami rzeczywistymi i budżetowymi, na podstawie których firmy określają efektywność swojej działalności. Różnice mogą być korzystne lub niekorzystne, ponieważ w firmie wykorzystano mniej lub więcej pieniędzy niż oczekiwano. Pomiar wariancji kosztów jest powszechny w praktykach rachunkowości zarządczej. Księgowi porównują oczekiwane i rzeczywiste koszty produkcji, aby określić, gdzie w systemie produkcyjnym występują nieefektywności. Typowymi narzędziami do tych pomiarów są elastyczne budżety i standardowe kalkulacje kosztów.
Elastyczny budżet to pierwszy krok w procesie różnicowania kosztów. Firmy często dokonują przeglądu wydatków z poprzedniego roku, aby określić średnią kwotę wydaną na określone operacje biznesowe. Firma wymienia roczny kapitał potrzebny na pokrycie wydatków na nadchodzący rok. Menedżerowie muszą trzymać się tych limitów w dolarach podczas prowadzenia swoich operacji. Przeglądy budżetu mogą być procesem miesięcznym lub rocznym, w zależności od procesów księgowych i finansowych firmy.
Co miesiąc firmy mogą przeglądać elastyczny budżet w celu porównania wydatków planowanych z wydatkami rzeczywistymi. Księgowi odnotowują, gdzie firma wydała mniej lub więcej pieniędzy. Następnie raport o odchyleniach kosztów podsumowuje wszystkie różnice w danym miesiącu. Księgowi mogą przesłać raport kierownictwu i umożliwić im przegląd różnic. Aby jeszcze bardziej wzmocnić proces raportowania, księgowi mogą tworzyć raporty według wszystkich głównych działów lub działów w firmie.
Kosztorys standardowy to narzędzie do określania wariancji kosztów specyficzne dla procesu produkcyjnego firmy. Księgowi przeglądają zabudżetowane koszty ogólnych kosztów produkcji i tworzą ustaloną z góry stawkę kosztów ogólnych. Ta stawka dzieli łączne koszty ogólne produkcji w budżecie przez oczekiwaną produkcję na dany rok. Następnie księgowi obliczają tę liczbę przy użyciu tego samego wzoru dla każdego miesiąca, w którym produkują produkty. Rzeczywista ustalona z góry stawka narzutów produkcyjnych jest następnie porównywana ze stawką standardową.
Różnice w stawce kosztów produkcji wymagają, aby księgowi oczyścili księgę z wszelkich różnic. Księgowi mogą księgować niewielkie różnice między tymi dwoma stawkami na koncie kosztu sprzedanych towarów firmy. Duże różnice muszą dotyczyć konta magazynowego firmy. Po tym wpisie księgowi przygotowują raport rozbieżności kosztów w celu ustalenia, czy różnice były korzystne czy niekorzystne.
Niekorzystne różnice w raporcie odchyleń kosztów nie zawsze są złe. Firma mogła wydać więcej pieniędzy na produkcję produktów, na przykład z powodu wzrostu popytu konsumentów. Więcej pieniędzy mogło być konieczne na zakup materiałów i robocizny, aby sprostać temu zapotrzebowaniu. Analiza raportu odchyleń kosztów w porównaniu z innymi raportami biznesowymi pomaga firmom wyjaśnić odchylenia.