Ogólnie rzecz biorąc, element kosztowy jest tylko czynnikiem kosztu jakiegoś procesu. Na przykład koszty przechowywania materiałów lub sprzętu mogą stanowić element kosztów w ogólnej produkcji. Niemniej jednak element kosztów może mieć różne znaczenie dla różnych osób. W dziedzinie rachunkowości składnik kosztu ma określone zastosowania w różnych modelach rachunkowości.
Księgowi czasami używają wyrażenia „element kosztów” w odniesieniu do określonej „funkcji” w ramach jakiegoś procesu. W takim przypadku przyjrzenie się elementom kosztów pomaga kontrolować i raportować koszty. To jest ogólne użycie tego terminu.
W innych sytuacjach składnik kosztu może być częścią tak zwanej kalkulacji kosztów działań. Rachunek kosztów działań zakłada, że produkcja wymaga działań i że działania generują koszty. W ramach tego modelu księgowi odwołują się do elementów kosztów w ramach przyglądania się, w jaki sposób działania tworzą koszty w systemie biznesowym.
Kalkulacja kosztów działań zastępuje prostszy system kalkulacji kosztów pracy lub proste kalkulacje kosztów „warunków produkcji”. Tradycyjny system może przyjąć określony zestaw kosztów materiałów, robocizny itp. i spojrzeć na ten zestaw kosztów w zestawieniu z wielkością produkcji. W przypadku rachunku kosztów działań jest to trochę inne. Księgowi identyfikują czynności i sprawdzają, jak poszczególne części procesu mają swoją własną cenę.
Rodzaje działań, które księgowi przyglądają się kalkulacji kosztów działań, są tak różnorodne, jak łączna liczba inicjatyw w ogólnym biznesplanie. W wielu firmach produkcja nie jest prostym procesem. Jest obsługa klienta, magazynowanie, zakup materiałów, reklama i wiele więcej. Wszystkie te rzeczy zazwyczaj wymagają własnych działów lub struktur zarządzania. Między innymi dlatego kalkulacja kosztów działań jest tak popularna.
Częścią rachunku kosztów działań może być również spojrzenie na różne koszty obiektów biznesowych. Jeśli firma ma więcej niż jedną lokalizację, oznaczanie kosztów z każdej lokalizacji może pokazać księgowym i liderom biznesowym więcej informacji o tym, która część firmy jest najdroższa. W tym wszystkim elementy kosztów wpisują się w rodzaj „pracy detektywistycznej”, którą wykonują księgowi, aby przeanalizować działania, które kosztują firmę.
Innowacyjna księgowość z elementami kosztowymi jest częścią nowej strategii biznesowej. Wiele z tych zadań można wykonać przy pomocy zaawansowanego oprogramowania. Ogólna „architektura oprogramowania” pomaga liderom ludzkim w zarządzaniu wszystkimi złożonymi procesami przetwarzania danych, które mają miejsce w prawie każdym rodzaju działalności. Ponieważ oprogramowanie i inne narzędzia ułatwiają dostęp do większej analizy, rachunkowość może stawać się coraz bardziej złożona i wyrafinowana. W związku z tym świat biznesu uczy się korzystać z szerszego zestawu wskaźników, aby spojrzeć na koszty i przychody.