W celu jednolitej obsługi poczty e-mail w sieciach, takich jak Internet, zaprojektowano prosty protokół przesyłania poczty (SMTP), który jest standardowym protokołem używanym do wymiany poczty e-mail. Na poziomie serwera SMTP odpowiada zarówno za wysyłanie, jak i odbieranie wiadomości e-mail między hostami przekazującymi, które kierują pocztę przez sieć do miejsca docelowego. Na poziomie klienta (użytkownika) większość ludzi kojarzy SMTP tylko z wysyłaniem poczty, a adres serwera poczty wychodzącej to często smtp.[domena].com. Adres serwera poczty przychodzącej może jednak nosić nazwę protokołu pobierania, takiego jak Post Office Protocol 3 (POP3), pop3.[domena].com lub Internet Message Access Protocol (IMAP), imap.[domena].com .
Dostawcy usług internetowych (ISP) często udostępniają swoim klientom adres POP3. Uwierzytelnianie jest wymagane do odbioru poczty z serwera poczty przychodzącej i przyjmuje postać adresu e-mail i powiązanego hasła. Może to być zastrzeżone hasło używane tylko do poczty lub hasło przypisane do konta. Tylko jeden klient może jednocześnie uzyskać dostęp do skrzynki pocztowej POP3, a po odebraniu poczty jest ona automatycznie usuwana z serwera.
Chociaż POP3 jest wydajny, nie zawsze jest przydatny. Protokół IMAP umożliwia pobieranie poczty z serwera z pozostawieniem kopii. Jest to wygodne dla osób, które odbierają pocztę od wielu klientów lub lokalizacji. Na przykład, korzystając z protokołu IMAP, użytkownik może zbierać osobiste wiadomości e-mail w pracy, aby być na bieżąco, a następnie usuwać je z komputera służbowego i odbierać je ponownie z domu, aby odpowiedzieć. Domowego klienta poczty e-mail można następnie skonfigurować tak, aby usuwał pocztę z serwera.
Ci, którzy używają osobistych asystentów cyfrowych (PDA), telefonów komórkowych i innych urządzeń elektronicznych z dostępem do poczty e-mail i obsługą IMAP, również docenią możliwość sprawdzania poczty bez konieczności usuwania poczty z serwera. Chociaż na niektóre wiadomości e-mail można szybko odpowiedzieć za pomocą klawiatury obsługiwanej kciukiem, dłuższe odpowiedzi wygodniej jest wpisywać później ze standardowego komputera. Korzystając z protokołu IMAP, poczta na serwerze poczty przychodzącej może być również oznaczana lub oflagowana w celu wskazania różnych stanów lub warunków. Na przykład zebraną pocztę można oznaczyć jako przeczytaną.
POP3 jest najczęściej kojarzony z usługą pocztową ISP, podczas gdy IMAP jest zwykle używany przez internetowe usługi pocztowe. Elastyczność IMAP może być używana z większością kont POP3, jednak dzięki wykorzystaniu klienta poczty e-mail obsługującego IMAP. Większość popularnych obecnie klientów poczty e-mail obsługuje zarówno protokoły POP3, jak i IMAP.