Każdy, kto obecnie pracuje w biurze, nawet w biurze wirtualnym, często będzie pracował z serwerem wydruku. Jest to po prostu urządzenie, które umożliwia komputerowym stacjom roboczym łączenie się z jedną lub kilkoma drukarkami udostępnianymi w sieci. Każda stacja ma możliwość wyznaczenia jednej z drukarek w sieci jako drukarki domyślnej, ale zawsze może wybrać wysłanie zadania drukowania do dowolnej innej drukarki rozpoznawanej przez serwer.
Sam serwer wydruku może mieć postać małego komputera działającego w połączeniu z głównymi serwerami biurowymi — zakładając, że istnieje serwer zapasowy oraz serwer główny — aby umożliwić drukowanie, lub faktycznie może być załadowany na serwer główny . W wielu sytuacjach jeden z komputerów w grupie sieciowej jest wyznaczany jako serwer druku. Niezbędne oprogramowanie umożliwiające tę funkcję jest ładowane na dysk twardy komputera, który będzie do tego służył.
Po załadowaniu i zainstalowaniu sprzętu oprogramowanie można skonfigurować tak, aby rozpoznawało wszystkie drukarki w biurze, a także wszystkie stacje robocze, które mają dostęp do funkcji serwera. Po ustanowieniu poświadczeń każdą stację roboczą można skonfigurować tak, aby łączyła się z serwerem w celu uzyskania możliwości drukowania, w tym przyznawania lub ograniczania praw do dowolnej drukarki rozpoznawanej przez serwer.
Ten układ zapewnia, że zawsze dostępna jest drukarka dla każdego członka zespołu biurowego, który musi przetworzyć zadanie drukowania. Jeśli z jakiegoś powodu jedna drukarka jest chwilowo niedostępna, wysłanie zadania drukowania do innej drukarki w sieci jest prostym zadaniem. Posiadanie serwera, który umożliwia dostęp do wielu drukarek, oszczędza czas, pieniądze i dużo frustracji.
Nawet środowisko domowe może skorzystać na obecności serwera druku. Zamiast drukarek podłączonych do każdego komputera w domu, użytkownicy mogą po prostu kupić jedną dobrą drukarkę i umieścić ją w centralnym miejscu w domu. Dorośli mogą używać centralnej drukarki do pracy przy projektach domowych, podczas gdy dzieci mogą jej używać do drukowania zadań domowych.
Jedną z zalet używania komputerowej stacji roboczej jako serwera wydruku jest to, że jeśli coś pójdzie nie tak z dyskiem twardym, załadowanie oprogramowania serwera wydruku na inną stację roboczą i skonfigurowanie konfiguracji jest prostym zadaniem. Bez czekania na instalację nowego urządzenia, projekty robocze mogą posuwać się naprzód z niewielką stratą czasu lub bez straty czasu.