Korzystając z zarządzania serwerem druku, administratorzy mogą podłączać zdalne drukarki do sieci i zarządzać swoimi zadaniami. Użytkownicy zdalni mogą wtedy uzyskać dostęp do sieci i wysyłać zadania drukowania do drukarek udostępnionych. Dzięki zarządzaniu serwerem wydruku administratorzy mogą na bieżąco śledzić wszelkie problemy związane z ich drukarkami. Administratorzy mogą również przeglądać, zarządzać i wykonywać zadania oraz uzyskiwać dostęp do raportów drukarki.
Serwery druku umożliwiają administratorom dostęp do wszystkich drukarek podłączonych do sieci. Zarządzanie serwerem wydruku odnosi się do zarządzania prowadzonego przez administratorów, nad którym nadzorują iw razie potrzeby modyfikują operacje drukarek w sieci. Administratorzy lub technicy biurowi mogą monitorować stan serwera druku i otrzymywać informacje o aktualizacjach stanu drukarek udostępnionych w czasie rzeczywistym. Dzięki temu administratorzy i technicy biurowi są na bieżąco z funkcjami drukarki i serwera wydruku.
Ogólnie rzecz biorąc, osoba zajmująca się zarządzaniem drukarkami powinna być w stanie w dowolnym momencie określić stan dostępności udostępnianych drukarek. Pod wieloma względami zarządzanie serwerem druku działa jak techniczne apele dotyczące drukarek w sieci. Administratorzy lub technicy biurowi mogą również określić, w jakim stanie są podłączone drukarki. Awarie drukowania i inne problemy z drukarką zagrażające funkcjonalności mogą być zgłaszane przez menedżera drukarek i odpowiednio rozwiązywane.
Zarządzanie serwerem druku zapewnia wiele korzyści. Angażując się w strategie zarządzania drukowaniem, administratorzy mogą zaoszczędzić pieniądze i zapobiegać występowaniu poważnych problemów systemowych. Na przykład, jeśli administrator wykryje krytyczny problem z serwerami druku poprzez zarządzanie serwerem druku, może być w stanie uniknąć przerw w zasilaniu i niedostępności serwerów druku. Podobnie monitorowanie stanu serwera drukarki i zwracanie uwagi na wskaźniki wydajności może zaoszczędzić administratorowi ogromnych kosztów naprawy, jeśli uda mu się wykryć i rozwiązać krytyczny problem, zanim osiągnie on niemożliwy do opanowania punkt. W ten sposób zarządzanie serwerem druku może być jak polisa ubezpieczeniowa na wypadek awarii drukarek i krytycznych problemów z awariami sieci.
Ogólne problemy konserwacyjne można również rozwiązać poprzez zarządzanie serwerem druku. Na przykład osoba z uprawnieniami do zarządzania drukarką może przyjrzeć się menedżerowi drukowania i wyczyścić kolejki wypełnione nadmiarem lub niechcianymi zadaniami drukowania. Przycinanie kolejek może skutkować lepszą wydajnością i oszczędzaniem zasobów współdzielonych, takich jak papier i pamięć komputera. Sterownikami drukarek można również sterować za pomocą zarządzania drukowaniem, aby usprawnić możliwości drukarek w zakresie wykonywania ich zadań. Może się to również przydać, jeśli problemy z drukarką wymagają rozwiązania problemu, a administrator musi manipulować sterownikami, aby znaleźć rozwiązanie.