System informacji o zarządzaniu personelem to zestaw procedur i stosowanych technologii, których pracownicy zasobów ludzkich używają do śledzenia i organizowania danych o pracownikach w firmie lub organizacji. Informacje te mogą obejmować rejestry płac, dokumenty podatkowe oraz rejestry przypisanych świadczeń, takich jak ubezpieczenie zdrowotne. Inne informacje o pracownikach są często przechowywane w tego typu systemie do okresowej oceny wyników. Te zapisy to zazwyczaj życiorysy i kopie odpowiednich certyfikatów branżowych. Ten obszar zarządzania zasobami ludzkimi obejmuje zarówno korzystanie z oprogramowania komputerowego, jak i rutynowych praktyk wprowadzania i aktualizowania odpowiednich danych.
Firmy z dużą liczbą pracowników często potrzebują oddzielnego działu zasobów ludzkich (HR), aby prowadzić dokładne rejestry wszystkich tych informacji. Praca z systemem informacji o zarządzaniu personelem wymaga zarówno dobrej znajomości technologii, jak i umiejętności szybkiego wyszukiwania potrzebnych danych. Pakiet oprogramowania przeznaczony do tych zadań związanych z zasobami ludzkimi zazwyczaj składa się z połączonych baz danych zawierających różne zestawy informacji. Jedna baza danych może zawierać ewidencję wystawionych czeków płacowych połączoną z inną bazą danych zawierającą np. informacje o potrącanych podatkach. Personel HR jest odpowiedzialny za aktualizowanie i dokładność tych informacji o pracownikach.
Oprócz regularnego utrzymywania danych w systemie informacji o zarządzaniu personelem, personel HR musi również wykonywać określone zapytania, aby uzyskać określone informacje. W zależności od typu zainstalowanego systemu, mogą oni wysyłać zapytania do tych informacji za pomocą poleceń, takich jak polecenia w strukturalnym języku zapytań (SQL) lub podobnym języku programowania bazy danych. Inne typy oprogramowania do zarządzania zasobami ludzkimi mają graficzne interfejsy użytkownika z funkcjami tworzenia i przechowywania formularzy, tabel, wykresów i raportów. Gdy kierownik personelu chce zachować zeskanowane kopie życiorysów pracowników i podobnych dokumentów, system informacyjny często zawiera funkcję optycznego rozpoznawania znaków (OCR) do tworzenia przeszukiwalnych kopii elektronicznych.
System informacji o zarządzaniu personelem odgrywa również ważną rolę w praktykach zatrudniania i zwalniania firmy. Wiele firm korzysta z funkcji OCR tego typu programu do skanowania CV w poszukiwaniu określonych słów kluczowych. Kandydaci, których CV mają dopasowane słowa kluczowe, często mają większe szanse na otrzymanie zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną. Niektóre firmy korzystają z tej technologii do śledzenia i rejestrowania wszelkich nowych certyfikatów, które pracownicy wypełniają, w szczególności tych, które liczą się jako płatne szkolenia. Pracownicy, którzy mogą wymagać postępowania dyscyplinarnego lub doradztwa, często przechowują zapisy tych informacji w swoich elektronicznych aktach osobowych w dziale HR.