Każdego dnia powstają nowe elementy, które mają na celu usprawnienie pracy w miejscu pracy. Kolejną pozycją na tej liście jest system śledzenia kandydatów, określany również jako aplikacja aplikacyjna. W skrócie ATS, taki system zapewnia możliwość zebrania w jednym miejscu dużej ilości informacji na potrzeby rekrutacji biznesowej i innych funkcji. Niestandardowy system śledzenia kandydatów może ułatwić zarządzanie zasobami ludzkimi i zmniejszyć ich czasochłonność. Ponieważ w biznesie czas to pieniądz, taki system powinien się zwrócić w krótkim czasie.
Istnieją różne opcje dla małych, średnich i dużych firm, a także dla różnych rodzajów firm. Większa część działalności rekrutacyjnej może być obsługiwana za pomocą komputera z systemem śledzenia kandydatów, a nie przez góry papierkowej roboty. Jedną z przydatnych funkcji jest możliwość wysyłania określonych pytań przesiewowych do wnioskodawcy na podstawie stanowiska, na które aplikuje. Utrzymując pytania — i odpowiedzi — tematycznie i do minimum, używając tylko konkretnych, niezbędnych informacji na kandydata, specjalista ds. rekrutacji może zaoszczędzić dużo czasu.
System śledzenia kandydatów jest przydatny nie tylko do zbierania życiorysów czy aplikacji, ale także do organizowania ich według wcześniej ustalonych kryteriów. Szafka na dokumenty wypełniona życiorysami jest zazwyczaj uporządkowana alfabetycznie, aby system był prosty. ATS oferuje znacznie większą elastyczność. Jeśli firma preferuje kandydata dwujęzycznego lub posiadającego inne specjalne umiejętności, nawet jeśli ta umiejętność niekoniecznie jest wymogiem, firma może zdecydować się na uszeregowanie życiorysów w sposób, który da pierwszeństwo osobom ze specjalnymi umiejętnościami.
Inne dane można również śledzić za pomocą systemu śledzenia kandydatów. ATS jest na ogół znacznie łatwiejszy w wyszukiwaniu niż typowy system archiwizacji. Ponieważ przestrzeń nie jest problemem, jak w przypadku korzystania z plików papierowych, znacznie więcej informacji można przechowywać przez dłuższy czas. Pozwala to również na prostszą ocenę wydajności i tworzy łatwiejszy system promocji od wewnątrz.
Inną opcją jest użycie systemu śledzenia kandydatów do śledzenia potencjalnych klientów lub źródeł, za pośrednictwem których firmy mogą znaleźć odpowiednich kandydatów. Szkoły techniczne w określonej dziedzinie mogą zamieszczać listę przyszłych absolwentów, co może stać się płodnym źródłem nowych rekrutów dla firmy z tej dziedziny. Tablice ogłoszeniowe lub te, które publikują CV, mogą również być dobrymi tropami, które można śledzić za pomocą ATS. Niektóre systemy pozwolą również na masowe publikowanie na takich tablicach, określając możliwości i wymagania firmy dla osób poszukujących pracy.