Śledzenie listów przewozowych służy do zapewnienia aktualnego statusu przesyłek wysyłanych statkiem, pociągiem towarowym, transportem lotniczym i naziemnym. Firmy i osoby prywatne korzystają z systemów śledzenia, aby zweryfikować, czy przesyłka dotarła do zamierzonego odbiorcy lub uzyskać szacowany czas przybycia. Większość systemów śledzenia jest obsługiwana przez skomputeryzowane serwery baz danych, ręczne urządzenia skanujące i internetowe narzędzia stanu. Konosament można prześledzić za pomocą numeru konosamentu (BL), numeru kontenera, nazwy statku lub numeru rezerwacji.
Numer BL lub numer przesyłki jest jednym z najczęściej używanych rodzajów śledzenia listu przewozowego. Numer ten jest zwykle przydzielany przez komputer podczas generowania faktury za wysyłkę. Numer znajduje się na etykiecie wysyłkowej i może być wyświetlany wizualnie jako kod kreskowy, który jest skanowany przez komputery przenośne. Za każdym razem, gdy przesyłka przechodzi przez centrum dystrybucyjne lub jest umieszczana na pojeździe transportowym, kod kreskowy jest skanowany w celu zapewnienia aktualizacji.
Firmy transportowe i przewoźnicy zazwyczaj używają numeru BL jako sposobu nadania pojedynczej przesyłce lub paczce unikalnego identyfikatora. Gdy towary są zamawiane i wysyłane luzem, można je pogrupować w oddzielne kontenery. Na przykład części samochodowe mogą być transportowane na statku, który ma dostarczyć kilka kontenerów do jednego portu. Sieć łańcucha dostaw jest często w stanie określić, kiedy zamówienie klienta dotrze, śledząc numer kontenera, do którego są przypisane towary.
Towary i przesyłki mogą być również śledzone według nazwy przewoźnika lub pojazdu. Przy tego typu śledzeniu listu przewozowego wykorzystywana jest nazwa lub numer pojazdu przewożącego określoną grupę przesyłek. Na przykład nazwę statku lub numer lotu można wprowadzić do systemu śledzenia, aby uzyskać aktualny status. Większość skomputeryzowanych systemów śledzenia pokazuje, kto aktualnie jest w posiadaniu przesyłki, w tym nazwę przewoźnika i numer operatora pojazdu.
Numery rezerwacji to rodzaj śledzenia listów przewozowych używany w niektórych krajach i regionach. Są one podobne do BL lub numeru śledzenia, który identyfikuje poszczególne paczki. Numery rezerwacji i BL mogą zawierać ciąg cyfr i liter i są rzadko używane ponownie. Stanowią wygodny sposób dla firm na weryfikację, czy odbiorca otrzymał zamówienie i zapobiegają stratom finansowym z powodu roszczeń z tytułu zagubionego towaru.
Większość przewoźników udostępnia aplikacje internetowe, które pozwalają klientom sprawdzić aktualny status przesyłki online. Narzędzia te są ważną częścią systemu śledzenia listów przewozowych, ponieważ automatycznie generują statusy według numeru lub nazwy. Niektóre firmy zaczynają włączać technologię RFID (identyfikacji częstotliwości radiowej) do systemów śledzenia dystrybucji, co rozwija ideę używania unikalnych numerów identyfikacyjnych do śledzenia lokalizacji towarów.