System spotkań to technika wykorzystywana do sprawniejszego przebiegu spotkań, konferencji lub innych zgromadzeń osób, podejmowania wzajemnie zgodnych decyzji lub osiągania celu w inny sposób. Istnieje wiele różnych systemów spotkań, które są dostępne dla firm, grup lub organów rządowych, aby skutecznie ułatwiać spotkania. Stosowany system spotkań jest często ustalany przez kierownictwo firmy lub uzgadniany większością głosów w ramach grupy. System może być ustrukturyzowany lub nieustrukturyzowany i często jest związany pewnymi zasadami i ograniczeniami czasowymi.
„Zasady Porządkowe Roberta” to powszechny system spotkań, z którego korzysta wiele firm i organów parlamentarnych. System został opracowany na początku XX wieku i stosuje szereg zasad prowadzenia spotkania. Spotkania odbywające się przy użyciu Reguł Porządku Roberta często mają przewodniczącego lub prezydenta, który nadzoruje wydarzenia. Reguły określają, kto może mówić, jak długo ta osoba może mówić, w jaki sposób głosuje się nad przedmiotami oraz kolejność wydarzeń na spotkaniu. System może być modyfikowany pod potrzeby firmy lub zmieniany przez jednostkę rządową, która z niego korzysta. Zaletą tego typu systemu jest to, że często zapobiega on monopolizowaniu czasu na spotkaniach podczas długich debat i zapewnia uporządkowany proces realizacji celów. Wadą jest to, że reguły są złożone i długie, przez co wielu pracowników może nie znać całego systemu.
Open space to system spotkań, który jest znacznie mniej ustrukturyzowany i jest często używany przez firmę podczas konferencji, rekolekcji, a nawet cotygodniowego spotkania pracowników. W ramach tego systemu uczestnikom na początku dostarczany jest cel lub wiele celów. Osoby uczestniczące dzielą się następnie na grupy i wykorzystują procesy twórcze, aby w trakcie wydarzenia starać się osiągnąć cel. System spotkań w otwartej przestrzeni skutecznie angażuje większość pracowników lub uczestników w proces, ale brak struktury w tym systemie może nie być odpowiedni dla każdej firmy.
Firmy, które zatrudniają pracowników w wielu lokalizacjach geograficznych, często mogą korzystać z systemu spotkań online. Witryny internetowe lub programy komputerowe umożliwiają prowadzenie spotkania przez Internet. Programy te często mają system głosowania, który można wykorzystać do decydowania o problemach i umożliwić uczestnikom udział za pośrednictwem czatu internetowego lub technologii głosowej. Gospodarz może używać tego systemu spotkań do wyciszania rozmów telefonicznych od uczestników i decydowania o kolejności wydarzeń oraz o tym, kto może mówić kiedy. Systemy te często pozwalają użytkownikom tworzyć prezentacje PowerPoint, wyświetlać filmy i wykorzystywać technologię współdzielenia ekranu do celów szkoleniowych i osiągania innych celów spotkań.