Koordynator spotkań na ogół ułatwia spotkania i prowadzi korporacyjny harmonogram. Istnieje wiele potencjalnych części pracy koordynatora spotkań lub konferencji, ale większość z nich wiąże się z ułatwianiem spotkań między członkami firmy lub innymi stronami. Generalnie koordynator spotkań to planista wysokiego szczebla, który specjalizuje się w logistyce wszelkiego rodzaju spotkań, od regularnie zaplanowanych spotkań wewnętrznych po duże konferencje.
Jeden ogólny obszar odpowiedzialności koordynatora spotkań może obejmować zadania związane z rozliczaniem spotkań lub konferencji. Specjaliści ci mogą oszacować koszty spotkania, konferencji lub wydarzenia, podając koszty pozycji, które mają być uwzględnione w budżecie całkowitym firmy. Szacowanie kosztów i zakupy to część tego, co koordynatorzy spotkań mogą zrobić, aby ułatwić wydarzenia.
Innym aspektem koordynowania spotkań jest utrzymanie ról obecności. Koordynatorzy spotkań mogą rezerwować miejsce na spotkaniach lub przyjmować odwołania, utrzymując aktualną listę osób, które będą uczestniczyć w określonym wydarzeniu firmowym. Specjaliści ci mogą również poradzić sobie z szeregiem konfliktów rezerwacji lub problemów z harmonogramem.
Wielu koordynatorów spotkań lub konferencji ściśle współpracuje z kierownictwem korporacji. Mogą pracować nad wydarzeniami, które mają miejsce w dziale, wydarzeniami, które mają miejsce między działami lub wydarzeniami, w których kierownictwo firmy współpracuje z podmiotami zewnętrznymi. We wszystkich tych przypadkach koordynatorzy spotkań będą pracować w rolach administracyjnych, aby zapewnić sprawny przebieg spotkań i innych wydarzeń.
Oprócz planowania rzeczywistych spotkań, konferencji i wydarzeń koordynatorzy spotkań mogą planować spotkania przed lub po wydarzeniu, aby uzyskać więcej informacji na temat potrzeb. Może to obejmować zbieranie doświadczonych pracowników, którzy mogą wyrazić opinię na temat wydarzenia, zanim się wydarzy, a także organizowanie spotkań po wydarzeniu w celu poinformowania kierowników działów lub kadry kierowniczej o tym, co wydarzyło się na spotkaniu lub wydarzeniu.
Koordynatorzy spotkań lub konferencji mogą również współpracować z personelem obsługi obiektu, aby upewnić się, że miejsca, w których odbywają się imprezy, są w reprezentacyjnym stanie. Kwestie BHP mogą być również oceniane przed imprezą. Koordynator spotkania może również przyjrzeć się różnym rodzajom ubezpieczenia, które mogą być potrzebne w przypadku dużej imprezy firmowej, a nawet spotkania wewnętrznego. Wszystko to jest tylko częścią tego, do czego mogą potrzebować planiści spotkań wysokiego szczebla w ramach ogólnego działu logistyki i planowania.