Planer spotkań zajmuje się wszystkimi szczegółami przed i podczas spotkań biznesowych lub zjazdów. Planiści spotkań decydują o lokalizacji spotkań i dokonują wszystkich rezerwacji. Rezerwują nie tylko przestrzeń spotkań, ale dokonują aranżacji dla prelegentów i cateringu. Planiści muszą upewnić się, że wszystkie potrzebne sprzęty audiowizualne i komputerowe znajdują się na miejscu na czas i działają prawidłowo. Planer spotkania uczestniczy w spotkaniu, aby witać uczestników i rozwiązywać wszelkie problemy, a także rozdawać i zbierać karty komentarzy uczestników.
Śledzenie wyników spotkania jest ważną częścią bycia planistą spotkań, a wielu planistów rozdaje uczestnikom karty z komentarzami. Dobrzy planiści zawsze starają się doskonalić swoje umiejętności. Komentarze uczestników spotkania mogą pomóc planiście znaleźć problemy, których nie zauważył, aby mieć nadzieję, że te same błędy nie powtórzą się na przyszłych spotkaniach.
Planista musi mieć na uwadze cel spotkania, gdy dokonuje on wszelkich przygotowań do wydarzenia. Na przykład, jeśli spotkanie korporacyjne odbywało się w celu przedstawienia nowego produktu firmy starszym menedżerom, planista próbowałby znaleźć mówców, którzy mieli największą wiedzę na temat tego przedmiotu. W zależności od produktu może również umówić się na dystrybucję produktów przez asystenta w odpowiednim czasie spotkania. Podczas wydarzenia organizator spotkania może wprowadzić prelegentów na podium lub scenę.
Planiści spotkań muszą dokonać wszelkich ustaleń dotyczących wydarzeń mieszczących się w przydzielonym im budżecie. Aby uniknąć anulowania lub innych opłat, organizator spotkania musi być biegły w zapewnieniu odpowiedniej ilości czasu na zarezerwowanie miejsca i usług. Musi również rozumieć umowy i jak wybrać najlepszą ofertę spośród propozycji złożonych przez kilka różnych firm. Planiści spotkań są zwykle zobowiązani do posiadania co najmniej stopnia licencjata.
Rejestracja uczestników jest starannie obsługiwana przez organizatora spotkań. Planiści spotkań muszą poinformować uczestników o harmonogramach spotkań, a także zorganizować zakwaterowanie i transport dla pracowników uczestniczących w spotkaniach poza miastem. Planiści muszą również upewnić się, że elementy informacyjne, takie jak broszury targowe, są odpowiednio drukowane i dostarczane na czas.
Podróżowanie to duża część kariery wielu organizatorów spotkań. Większość planistów zatrzyma się w ładnych hotelach, ponieważ seminaria firmowe zwykle odbywają się w atrakcyjnym otoczeniu. Jednak planiści muszą upewnić się, że podczas spotkania będą monitorować szczegóły konfiguracji, a także zaplanowane wydarzenia, a zwykle wymagane jest rozpoczęcie pracy wczesnym rankiem. Planista spotkań musi zawsze pamiętać nawet o najdrobniejszych rzeczach, takich jak upewnienie się, że plakietki z nazwiskami dotarły na czas i są dokładne.