Umowa transferu materiału jest umową pomiędzy dwiema stronami wymieniającymi materiał biologiczny, taki jak linie komórkowe, wektory i plazmidy. Takie umowy mogą być również wykorzystywane do chemikaliów, niektórych rodzajów oprogramowania i innych materiałów badawczych. Umowa transferu materiałów określa prawa i obowiązki wszystkich zaangażowanych stron i może być standardową umową lub niestandardowym dokumentem sporządzonym dla konkretnego zastosowania.
Swobodna wymiana informacji na potrzeby badań jest szczególnie powszechna w środowisku akademickim, gdzie instytucje badawcze powiązane z uczelniami i uniwersytetami dzielą się materiałami w celu kontynuowania i doskonalenia badań. Transfery mogą mieć również miejsce między instytucjami badawczymi a przedstawicielami przemysłu; na przykład firma farmaceutyczna może zezwolić instytucji badawczej na pracę z opracowywanym lekiem zastrzeżonym.
Umowa przeniesienia materiałów określa strony zaangażowane w transakcję, omawia przekazywane materiały oraz określa warunki. Ludzie mogą być zobowiązani do zachowania poufności, dzielenia się swoimi badaniami z drugą stroną lub opóźniania publikacji do czasu uzyskania patentu. Umowa przeniesienia materiałów może również obejmować pochodne przenoszonych materiałów; naukowiec może np. zrzec się praw własności intelektualnej do instrumentów pochodnych podpisując umowę. Mogą istnieć jasno określone ograniczenia dotyczące tego, w jaki sposób materiał może być wykorzystany do celów bezpieczeństwa i ochrony, a także obawy dotyczące własności intelektualnej.
W większości placówek prawnik musi zapoznać się z umową o transferze materiałów, zanim transfer będzie mógł nastąpić. Adwokaci mogą zażądać zmian w umowie, jeśli uważają, że nie leży to w najlepszym interesie instytucji, którą reprezentują. W sytuacjach takich jak transfery w społeczności akademickiej proces jest często bardzo prosty, ponieważ wiele instytucji stosuje standardowe umowy. W sytuacjach, w których materiały są przekazywane między organizacjami non-profit i nastawionymi na zysk, umowa przeniesienia materiałów może być bardziej skomplikowana.
Osoby pracujące z materiałem muszą zapoznać się z warunkami umowy przeniesienia materiału, aby upewnić się, że jej nie naruszają. Gdy przesłane materiały dotrą do laboratorium, główny badacz może poinstruować osoby, które zetkną się z materiałem, aby wiedziały, jak odpowiednio się z nim obchodzić. Jeśli ktoś naruszy warunki, robiąc coś, na przykład sprzedając materiały stronie trzeciej, laboratorium może ponieść odpowiedzialność. Oprócz zapłaty kar może nie być w stanie ponownie uzyskać dostępu do materiałów z tego źródła i może zyskać złą reputację w społeczności, utrudniając w przyszłości wymianę materiałów z innymi instytucjami.