Z zewnątrz usługa katalogowa przypomina dużą bazę danych. Katalog obsługuje dużą ilość danych, a dane są zorganizowane według węzła i wartości. Usługa katalogowa skataloguje różne informacje, w zależności od tego, na czym się koncentruje. Na przykład sieciowa usługa katalogowa skataloguje wszystkie zasoby na komputerze, podczas gdy system nazw domen (DNS) kataloguje witryny internetowe. Różnice między katalogiem a bazą danych polegają na tym, że katalog może zawierać nadmiarowe informacje, a katalogi są częściej czytane niż zapisywane, więc wiele poleceń zapisu jest pomijanych.
Usługa katalogowa wygląda jak baza danych. Przechowuje podobne dane i organizuje każdy element danych w formacie węzła i wartości, podobnie jak niektóre hierarchiczne i relacyjne modele baz danych. Węzeł w katalogu jest podstawową informacją, a wartość jest ciągiem danych dołączonych do węzła. Gdyby katalog dotyczył książki telefonicznej, węzłem byłaby nazwa, a wartością numer telefonu odpowiadający nazwie.
Katalogi można budować do wielu celów. Katalog sieciowy zawiera szczegółowe informacje o oprogramowaniu i sprzęcie w komputerze, ale rzadko wymaga, aby użytkownik znał katalog lub jak uzyskać dostęp do sprzętu lub oprogramowania. Katalog DNS pobiera nazwy domen witryny i tworzy domenę opartą na numerze dla witryny, co również jest rzadko widoczne dla użytkownika. Technologia katalogów jest wszechstronna, ale katalog powinien być tworzony tylko w jednym celu, w przeciwnym razie informacje mogą kolidować.
Chociaż usługa katalogowa jest podobna do modeli baz danych, ma pewne duże różnice. W bazie danych, jeśli nadmiarowe lub powtarzające się informacje są przechowywane w tabelach, może to spowodować, że baza danych przypadkowo połączy naprawdę niepowiązane dane lub spowoduje problemy programistyczne. W katalogu informacje mogą być zbędne. Na przykład książka telefoniczna może zawierać kilka identycznych nazw, ale w książce telefonicznej można je rozróżnić na podstawie różnych numerów telefonów.
Usługa katalogowa może być odczytywana i zapisywana, ale częściej jest to tylko odczyt. Powoduje to, że wiele poleceń zapisu występujących w technologii baz danych nie jest uwzględnianych w katalogach. Funkcje wycofywania i transakcji są ograniczone, ponieważ katalog po prostu ich nie potrzebuje.
Każda usługa katalogowa musi zawierać plan. Ten plan to zestaw reguł zaprogramowanych w katalogu, który mówi katalogowi, jakie informacje są ważne, co należy zebrać, a jakie informacje należy zignorować. Bez planu katalog próbowałby wchłonąć wszystkie informacje, co spowodowałoby jego przeciążenie.