Projekt dokumentu to wstępna wersja pracy pisemnej. Zazwyczaj jest przygotowywany w kontekście biznesowym, aby wiele osób mogło go przejrzeć i dodać swoje dane wejściowe przed sfinalizowaniem dokumentu. W branży publikacji profesjonalnych projekt dokumentu to wszystko, co nie przeszło jeszcze ostatecznego procesu edycji. Na poziomie indywidualnym projekt dokumentu jest pisemnym raportem w dowolnym momencie przed przekazaniem go do oceny formalnej.
Kiedy sprawy są przedstawiane na piśmie, ogólnie przyjmuje się, że to, co jest na papierze, jest formalnym stanowiskiem pisarza w tej sprawie. Pisemne dokumenty mają szczególną pozycję prawną i mogą być obiektywnie analizowane, ponieważ to, co jest napisane i złożone na dokumencie, nie może samorzutnie zmienić się w sposób ustny. Formalność formatu pisemnego, konsekwencje zobowiązania się do pisania i niemożność zmiany dokumentu pisemnego po jego złożeniu spowodowały potrzebę stworzenia formatu wstępnego.
Dokumenty oznaczone jako wersje robocze nie wiążą autora z tym, co znajduje się na stronie. Szkice pozwalają ludziom pracować nad treścią pisarstwa, czy to sam autor, czy we współpracy z innymi ludźmi. Projekt dokumentu może podlegać różnym cyklom zmian, w wyniku czego powstają różne wersje robocze. Gdy projekt dokumentu przejdzie przez proces przeglądu i rewizji, zostaje on sfinalizowany.
Niektóre programy do edycji tekstu zazwyczaj uwzględniają potrzebę poddania projektów dokumentów procesowi przeglądu i korekty, umożliwiając autorowi zapisanie dokumentu jako różnych wersji. Umożliwia to autorowi powrót do poprzedniej wersji wersji roboczej, jeśli proces rewizji wykolei cel dokumentu. W środowiskach biznesowych program do edycji tekstu jest połączony w sieć za pośrednictwem serwera, umożliwiając osobom, które muszą przejrzeć wersję roboczą, pobranie jej z systemu, wprowadzenie poprawek lub uzupełnień i ponowne zaewidencjonowanie jako nowej wersji, którą mogą przeglądać inne osoby. Kancelarie prawne to jeden z rodzajów przedsiębiorstw, które korzystają z tego typu systemu dokumentów roboczych.
Proces wspólnego przeglądu i korekty jest tak ważny, że firmy świadczące usługi oprogramowania wykorzystują możliwości Internetu, aby umożliwić ludziom jednoczesne przeglądanie i edycję projektu dokumentu w tym samym czasie. W sieciowej wersji systemu przeglądu dokumentów tylko jedna osoba na raz może sprawdzić dokument. Dzięki oprogramowaniu do współpracy działającemu przez Internet, dokument może być przeglądany i edytowany przez wiele osób jednocześnie. Oprogramowanie śledzi, kto edytuje wersję roboczą i przechowuje prawie nieograniczoną liczbę poprzednich wersji.