Jednym z kluczowych elementów każdego działającego programu zarządzania należnościami jest dostarczanie okresowych raportów, które pokazują proces starzenia się dla zaległych faktur wystawionych klientom za świadczone towary i usługi. Proces starzenia się należności jest środkiem, za pomocą którego te raporty są kompilowane i dostarczane odpowiednim funkcjonariuszom organizacji.
Starzenie się należności jest cennym elementem umożliwiającym strukturyzację budżetu operacyjnego firmy. Zrozumienie dotychczasowych nawyków płatniczych klientów i skojarzenie ich z potrzebą stałego przychodu do firmy, aby mogła wywiązać się z zaległych zobowiązań, pomaga zapewnić, że organizacja będzie miała pod ręką środki w określonym terminie na pokrycie kosztów operacyjnych. Bez stałego czuwania nad dopływem przychodów do firmy nie da się zbudować i pracować w ramach solidnego budżetu.
Na przykład, jeśli Twoja firma wystawia rachunki klientom na warunkach trzydziestodniowych, ale najwięksi klienci stale płacą bliżej do czterdziestu pięciu dni, to mądrym posunięciem jest zabezpieczenie terminów płatności dla dostawców, które odzwierciedlają tę rzeczywistość biznesową. Brak znajomości różnicy między pożądanym terminem płatności a średnim zakresem płatności używanym przez większość Twoich klientów spowoduje, że firma będzie krępowana na kapitał obrotowy, ponieważ podjęła zobowiązania, których nie jest w stanie wywiązać w akceptowalnym terminie. Wpłynie to negatywnie na Twoje relacje z dostawcami, co z kolei może wpłynąć na Twoją zdolność do obsługi i obsługi bazy klientów.
Po drugie, starzenie się należności to doskonałe narzędzie, jeśli chodzi o wzmacnianie więzi z klientami. Jeśli z raportu okresowego wynika, że stały klient ma zaległą fakturę ponad dziewięćdziesiąt dni, ale zapłacił nawet faktury wysłane trzydzieści dni temu, jest to okazja do skontaktowania się z klientem i zapytania o status faktury. Dość często faktura mogła zostać po prostu zagubiona, a płatność można odciąć natychmiast po zgłoszeniu problemu. Uprzejme dochodzenie tego rodzaju nie byłoby możliwe, gdyby nie zachowano dokładnego wiekowania należności.
Idąc o krok dalej, wiek należności może pomóc wskazać, kiedy nadszedł czas na zerwanie relacji z klientem. Jeśli starzejący się raport okresowy stale pokazuje, że klient ma problemy z terminowym regulowaniem faktur, być może nadszedł czas, aby przyjrzeć się kondycji finansowej tej firmy. Wiele firm wykorzystuje wiekowanie należności w celu ustalenia, czy konieczne jest przeprowadzenie dochodzenia. Na przykład klient, który stale wystawia faktury w okresie od dziewięćdziesięciu do stu dwudziestu dni przed dokonaniem płatności, może być bliski złożenia.
Zamiast nadal oferować usługi, które ostatecznie będą musiały zostać odpisane jako złe długi, skorzystaj z przestarzałych należności, aby uniknąć tego rodzaju problemów. Poinformuj klienta, że Twoja firma nie będzie w stanie świadczyć dalszych usług, chyba że zaległe salda należności nie zostaną zaktualizowane i zostaną dokonane pewne ustalenia dotyczące płatności zaliczkowych do wykorzystania w przyszłości.