Należności to koncepcja, w której firma udziela swoim klientom krótkoterminowych pożyczek. Na przykład firma sprzedaje towary lub usługi na kredyt, zmuszając dział księgowości do prowadzenia ewidencji, kto jest winien firmie pieniądze i kiedy klienci powinni zapłacić rachunki. W tym dziale mogą również istnieć inne zadania, takie jak uzgadnianie kont klientów, równoważenie kont nadrzędnych należności oraz tworzenie raportów dotyczących starzenia się, aby określić, którzy klienci są daleko w tyle w dokonywaniu płatności na otwartych rachunkach. Mniejsze firmy mogą nie mieć faktycznego działu należności; zamiast tego zadania te wykonuje jedna osoba. Ten dział jest jednym z najważniejszych w biurach rachunkowych, ponieważ częściowo kontroluje przepływy pieniężne firmy.
Oferowanie klientom krótkoterminowych rachunków kredytowych jest jednym ze sposobów, w jaki firma może zwiększyć sprzedaż tym, którzy nie mają dostępnej gotówki. Firma może używać swojego działu należności do przeprowadzania drobnych kontroli zdolności kredytowej klientów poszukujących kont handlowych. Może to obejmować sprawdzanie zapisów u innych dostawców, którzy zaoferowali potencjalnym klientom rachunki z kredytem kupieckim. Ten historyczny zapis może wskazywać, jak dobrze potencjalny klient będzie opłacał swoje rachunki. Dział należności może nie podejmować ostatecznej decyzji w sprawie rachunków kredytowych, pozostawiając tę odpowiedzialność kontrolerowi.
Codzienna praca w dziale należności jest zazwyczaj powtarzalna, podobnie jak wiele różnych czynności w dziale księgowości. Księgowi codziennie sortują pocztę i szukają płatności od klientów. Jeśli takowe istnieją, księgowi stemplują na wpłacie datę otrzymania i wyciągają konto klienta w księdze głównej firmy. Krótkie uzgodnienie może być konieczne w celu ustalenia, które otwarte faktury obejmuje czek pod względem płatności. Jeśli klient spłaca oświadczenie wysłane przez firmę, ten proces rozliczenia może być łatwiejszy, ponieważ część prac jest już zakończona.
Gdy księgowi otrzymają gotówkę od klientów, uzgodnią należności i zaksięgują płatności, może być konieczne większe rozliczenie. Może to zacząć się od utworzenia raportu dotyczącego starzenia się, aby określić, którzy klienci są nadal winni pieniądze i jak stare są otwarte konta. Powiadomienia mogą być wysyłane do bardzo spóźnionych klientów z prośbą o natychmiastową płatność w celu zamknięcia otwartych należności. Dział należności jest zazwyczaj odpowiedzialny za wykonywanie tej czynności co miesiąc. Uzgadnianie rozrachunków nadrzędnych z odbiorcami z raportem wiekowym może być również projektem miesięcznym.