Wirtualny księgowy to profesjonalista w swojej dziedzinie, który pracuje zdalnie, a nie w tradycyjnym środowisku biurowym. Jest generalnie niezależnym wykonawcą, który zapewnia swoim klientom pełen zakres ogólnych usług księgowych i księgowych za pośrednictwem programów komputerowych, udostępniania baz danych, poczty elektronicznej i faksów. Biura domowe są zwykle jedyną fizyczną lokalizacją prowadzenia działalności.
Podobnie jak tradycyjna księgowa, wirtualny księgowy często ma doświadczenie w wielu różnych zastosowaniach księgowych. Zwykle jest biegły w przetwarzaniu zobowiązań, należności, uzgadniania kont i płac. Prowadzenie ksiąg głównych i innych rejestrów transakcji jest zwykle częścią jego pracy.
Oprócz pełnego zrozumienia zasad rachunkowości i rachunkowości, wirtualny księgowy często ma dostęp i wiedzę na temat szerokiej gamy oprogramowania księgowego. Niektóre programy to systemy księgowe, które po prostu śledzą dochody i wydatki oraz generują czeki. Bardziej zaawansowane programy mogą szacować podatki, obliczać koszty pracy, zarządzać projektami i pracować w połączeniu z arkuszami kalkulacyjnymi lub edytorami tekstu.
Coraz popularniejszym narzędziem wykorzystywanym przez wirtualnych księgowych jest elektroniczne urządzenie skanujące, które skanuje, kategoryzuje i zapisuje paragony biznesowe, wizytówki oraz ważne listy i dokumenty. Większość z tych urządzeń została zatwierdzona przez lokalne i regionalne agencje regulacyjne jako tak dokładne, że oryginalne paragony i dokumenty można wyrzucić po ich zeskanowaniu i zapisaniu. Zmniejsza to ilość miejsca, jakiej potrzebuje wirtualny księgowy do prowadzenia działalności i jednoczesnej obsługi wielu klientów.
Od osoby z tej dziedziny wymaga się często świadczenia usług pomocniczych, charakterystycznych dla branż, w których jej klienci prowadzą działalność gospodarczą. Na przykład małe, niezależne operacje detaliczne i hurtowe często wymagają od niego śledzenia zamówień zakupu lub przechowywania kopii faktur klientów. Sprzedawcy i przedstawiciele producenta mogą poprosić księgowego o rozpatrzenie wniosków kredytowych i weryfikację referencji. Klienci mogą również poprosić go o sporządzenie raportów rocznych lub wystawienie pracownikom dokumentów podatkowych W-9 lub 1099.
Dyplom ukończenia szkoły średniej jest na ogół minimalnym wymaganym wykształceniem, aby zostać wirtualnym księgowym, ale stopień współpracownika lub licencjata w dziedzinie biznesu, rachunkowości lub pokrewnej dziedziny może poprawić perspektywy pracy aspirujących kandydatów. Aby odnieść sukces jako wirtualny księgowy, zazwyczaj wymagane są wzorowe umiejętności matematyczne. Wysoki poziom organizacji i doskonała dbałość o szczegóły to pomocne cechy na tym stanowisku. Ponieważ wirtualny księgowy zwykle pracuje sam, bycie zmotywowanym i skupionym jest zwykle niezbędne do osiągnięcia sukcesu. Rzetelność, uczciwość i dyskrecja są zwykle wysoko cenionymi cechami ze względu na charakter informacji, którymi klienci wirtualnego księgowego muszą się z nim regularnie dzielić.