Wskaźnik wydajności to wcześniej ustalony punkt odniesienia, według którego mierzona jest rzeczywista wydajność firmy. Jednym ze sposobów, w jaki firma zapewnia, że osiąga swoje cele, jest ustalanie pożądanych poziomów wydajności. Benchmarki lub indeksy są określane i ustawiane jako cele wydajności. Rzeczywista wydajność jest mierzona za pomocą wskaźnika wydajności, aby zidentyfikować obszary, które wymagają poprawy.
Większość organizacji, branż, a nawet rządów ustala mierniki wydajności. Miary zawarte we wskaźniku wydajności mogą być ilościowe lub jakościowe. Na przykład wydajność działu sprzedaży w organizacji może być mierzona przede wszystkim ilościowo w stosunku do kwartalnych i rocznych celów sprzedaży. Dział otrzymuje liczbę do osiągnięcia, a rzeczywista wielkość sprzedaży jest raportowana jako procent do planu sprzedaży.
W przypadku działu sprzedaży wyniki, które są mniej niż 100 procent w stosunku do planu sprzedaży, byłyby uważane za lukę w wydajności. To jest różnica między wydajnością pożądaną a rzeczywistą. Niektóre organizacje wykorzystują wielkość luki do oceny procesów firmy, produktów, szkoleń pracowników i taktyk przywódczych, które mogą wymagać poprawy. Analiza luk może czasami ujawnić, że wskaźnik wydajności jest ustawiony zbyt wysoko w obecnych warunkach rynkowych.
Wskaźnik wydajności może być również używany przez rząd do oceny warunków makroekonomicznych. W zależności od uzyskanych wyników rząd może określić, że musi podjąć działania, aby zapobiec poważnej depresji. Produkt krajowy brutto, zaufanie konsumentów i zatrudnienie komercyjne to tylko niektóre ze wskaźników wyników gospodarczych monitorowanych przez rząd.
Niektóre firmy mogą używać średnich branżowych do mierzenia wydajności. Średnie przychody i średni czas, przez jaki produkt firmy pozostaje w magazynie, to tylko niektóre przykłady branżowych testów porównawczych. Tego typu porównania wykorzystują również potencjalni inwestorzy do określenia ogólnej kondycji finansowej firmy i oszacowania jej ryzyka.
Subiektywne miary wydajności mogą być wykorzystywane w ocenach pracowniczych oraz w kwestiach związanych z działaniami naprawczymi. Podczas gdy wiele firm będzie posiadało jakiś rodzaj liczbowego systemu ocen dla swoich ocen pracowników, sposób, w jaki są one oceniane, jest w dużej mierze zdeterminowany opiniami oceniających. Na przykład, pracownik może być oceniany pod względem umiejętności rozwiązywania problemów, które jeden kierownik mógłby uznać za imponujące, ale adekwatne tylko przez innego. Sposób, w jaki menedżerowie określają, co stanowi dobre umiejętności rozwiązywania problemów, jest w dużej mierze oparty na doświadczeniu i osobistych preferencjach.