Zapewnienie jakości danych to zbiorcze określenie procedur używanych do utrzymania integralności danych przechowywanych w różnych bazach danych. Często proces utrzymywania jakości danych wymaga takich zadań, jak usuwanie przestarzałych informacji, porównywanie odpowiednich informacji znalezionych w różnych bazach danych i ogólnie upewnienie się, że nie ma niezgodności z informacjami znalezionymi w bazie danych lub zbiorze baz danych. Ten rodzaj czyszczenia danych jest procesem ciągłym, który jest uważany za kluczowy element sprawnego administrowania danymi.
Każdego rodzaju przedsiębiorstwa angażują się w zadanie zapewnienia jakości danych. W zależności od struktury operacyjnej przedsiębiorstwa może to polegać po prostu na upewnieniu się, że dane przechowywane w poszczególnych bazach danych, takich jak baza sprzedaży oraz rozrachunki należności i zobowiązań, są aktualne i dokładne. W innych przypadkach proces zapewniania jakości danych koncentruje się na kwalifikowaniu danych przed ich przechowywaniem w jakimś formacie kopii zapasowej, upewniając się, że przechowywane dane są kompletne i dokładne na dzień, w którym ma miejsce proces przechowywania.
Właściwy proces zapewnienia jakości danych często koncentruje się na identyfikacji i korygowaniu wszelkich rozbieżności, które mogą występować w danych utrzymywanych przez firmę lub inną organizację. Ten rodzaj profilowania danych oznaczałby upewnienie się, że podobne dane w jednej bazie danych są w harmonii z danymi znalezionymi w innej bazie danych. Na przykład właściwe zarządzanie danymi nakazywałoby, aby ceny rozszerzone na konkretnego klienta były takie same zarówno w bazie danych sprzedaży, jak i w bazie danych należności. Takie postępowanie minimalizuje możliwość otrzymania przez klientów niedokładnych informacji dotyczących ich aktualnej struktury cenowej podczas rozmów z działem sprzedaży lub działem księgowości.
W niektórych przypadkach proces zapewniania jakości danych polega na konwersji danych do jakiegoś popularnego formatu, dzięki czemu informacje mogą być archiwizowane lub magazynowane. Nie jest to rzadkie w przypadku danych, takich jak zobowiązania i należności na koniec roku. Dzięki uzgodnieniu danych przed ich magazynowaniem, informacje zapewniają pełną i dokładną historię z poprzednich lat kalendarzowych, do której można uzyskać dostęp w razie potrzeby.
Jedną z dodatkowych korzyści zapewniania jakości danych jest to, że w przypadku awarii systemu kwalifikowane i zarchiwizowane dane znajdujące się w pamięci można wykorzystać do częściowej rekonstrukcji kluczowych baz danych. Na przykład, jeśli serwer firmy ulegnie awarii, zarchiwizowane dane zapisane na dyskach lub nawet w witrynie przechowywania danych online można odzyskać i załadować na nowy serwer. To pozostawia zadanie rekonstrukcji wszelkich danych, które zostały wprowadzone od ostatniego zapisania systemu, zamiast rekonstruowania miesięcy informacji z zapisów ręcznych lub płacenia wygórowanych kwot, aby usługa odzyskiwania danych próbowała wydobyć dane z awarii serwer.