Zarządzanie asystentami administracyjnymi to stanowisko, na którym osoba nadzoruje sekretarki i personel administracyjny firmy lub firmy. Ewentualnie może również opisywać rolę indywidualnego asystenta administracyjnego. Pracownicy na tym stanowisku zapewniają wsparcie różnym menedżerom i kadrze kierowniczej w firmach. Działania mogą obejmować odbieranie telefonów i odbieranie wiadomości, pisanie korespondencji i planowanie spotkań dla obsługiwanych profesjonalistów.
Pracownicy pełniący rolę kierownictwa asystentów administracyjnych zazwyczaj pracują na poziomie nadzorczym i pełnią funkcję mentorów dla asystentów administracyjnych personelu przedsiębiorstwa lub firmy. Wiąże się to z planowaniem godzin i ról pracy każdego z asystentów. Na przykład, jeśli jeden z asystentów administracyjnych, który wspiera dwóch dyrektorów w firmie, wyjeżdża na tydzień na urlop, to ci, którzy zarządzają asystentami administracyjnymi, są odpowiedzialni za upewnienie się, że dwaj dyrektorzy mają wsparcie administracyjne.
Oprócz planowania, szkolenie jest kolejnym ważnym czynnikiem, który pociąga za sobą zarządzanie asystentami administracyjnymi. Zajęcia, kursy i warsztaty dla asystentów administracyjnych umożliwiają menedżerom omawianie ważnych tematów, zagadnień i trendów z asystentami, co może im pomóc w lepszym wykonywaniu pracy. Wiąże się to z badaniem możliwości uczenia się i szkolenia, a także planowaniem szkolenia i dokonywaniem wszelkich dodatkowych ustaleń.
Zatrudnianie to kolejny aspekt tego stanowiska. Kiedy trzeba zatrudnić dodatkowe sekretarki lub personel administracyjny, kierownik w tym obszarze publikuje ogłoszenia o pracę, pola CV i planuje rozmowy kwalifikacyjne. Kierownik może również brać udział w rozmowach kwalifikacyjnych z kandydatami jako wstępnym sprawdzianem dla osób, dla których asystent administracyjny będzie pracował bezpośrednio.
Zarządzanie asystentami administracyjnymi wymaga również, aby menedżer działał jako łącznik między asystentami a osobami, dla których pracują, w przypadku pojawienia się problemów. Problemy osobowościowe, spory i nieporozumienia między asystentami a ich szefami mogą i zdarzają się. Kiedy tak się dzieje, strona zarządzania w biznesie asystentów administracyjnych wymaga od menedżera mediacji i pomocy w rozwiązywaniu problemów.
Opis stanowiska dla asystentów administracyjnych może się różnić. Niektórzy asystenci po prostu odbierają telefony i zarządzają harmonogramem swojego szefa. Inni są bardziej zaangażowani w biznes, niektórzy przed sprzedażą lub wstępną kontrolą lub wykonują podobne zadania zawodowe, które wykonują ich szefowie. Zarządzanie rolą asystenta administracyjnego, a nie zarządzanie pulą asystentów administracyjnych, wymaga, aby pracownik dopasował swoje cechy, doświadczenie i cechy osobowości do obowiązków zawodowych i osoby, dla której będzie pracował.