Asystent kierownika ds. administracyjnych nadzoruje pracę asystentów administracyjnych w miejscu pracy. Asystenci administracyjni wykonują różnorodne zadania biurowe, w tym obowiązki recepcjonisty i urzędnicze. Asystenci administracyjni nadzorują szkolenie nowych asystentów administracyjnych, przydzielają ich obowiązki, tworzą harmonogramy pracowników, zbierają karty czasu pracy pracowników i wykonują różne inne zadania, które zapewniają płynną pracę biura.
Menedżerowie asystentów administracyjnych zazwyczaj pracują w dużych biurach w szpitalach, szkołach, kancelariach prawnych i korporacjach. Tego typu operacje na dużą skalę zazwyczaj wymagają kilku asystentów administracyjnych na personel, a ci pracownicy wymagają pewnego nadzoru. Na przykład uniwersytet może mieć jednego lub więcej asystentów administracyjnych na wydział. Asystenci administracyjni mogą być zobowiązani do nadzorowania grup departamentów lub zarządzania działaniami wszystkich asystentów w kampusie.
Asystent kierownika ds. administracyjnych może również wykonywać swoje obowiązki w trybie wirtualnym w trybie online. Takie podejście jest szczególnie przydatne, gdy firma lub agencja ma biura w wielu lokalizacjach. Menedżerowie wirtualnych asystentów administracyjnych muszą zazwyczaj biegle posługiwać się komunikacją online, aby móc wydajnie i efektywnie pracować jako pracownicy telepracujący.
Droga do stanowiska asystenta kierownika ds. administracyjnych zazwyczaj przebiega jednym z dwóch kursów. Wielu asystentów administracyjnych zaczynało jako asystenci administracyjni, sekretarki lub kierownicy biur. W miarę rozwoju firm, dla których pracują, lub otwierania stanowisk w wyniku wyczerpywania się, mogą awansować na stanowisko kierownicze w uznaniu ich umiejętności organizacyjnych, produktywności i zdolności do nadzorowania innych. Mniej typowa ścieżka do kariery asystenta menedżera administracyjnego jest bardziej uproszczona. Szkoły zawodowe, kolegia społeczne i niektóre uniwersytety oferują programy opracowane specjalnie w celu przekazania wiedzy i umiejętności niezbędnych do uzyskania przez absolwenta stanowiska asystenta kierownika ds. administracyjnych bez wspinania się po drabinie zatrudnienia.
Aby nadzorować asystentów administracyjnych, zarówno na miejscu, jak i za pośrednictwem Internetu lub połączenia intranetowego, asystent kierownika ds. administracyjnych musi być dobrze zaznajomiony z obowiązkami swoich pracowników. Często obejmują one pisanie, wypełnianie dokumentów, odbieranie telefonów wieloliniowych i rozpowszechnianie oficjalnych informacji. Inne obowiązki obejmują zamawianie materiałów eksploatacyjnych, prowadzenie zapasów i konserwację sprzętu biurowego, takiego jak kopiarki i drukarki. Asystenci administracyjni również szkolą i instruują asystentów w zakresie wskazówek bezpieczeństwa i właściwej etykiety pracowniczej.
Asystent kierownika ds. administracyjnych zazwyczaj zarabia więcej niż asystent administracyjny, głównie ze względu na dodatkowe obowiązki związane z pracą. Oprócz zdolności do wykonywania wszystkich funkcji asystenta administracyjnego, kierownik musi być w stanie przestrzegać i realizować wymagania i przepisy dotyczące zasobów ludzkich, gromadzić i rozpowszechniać odpowiednie dane, przeprowadzać wywiady, zatrudniać i zwalniać pracowników oraz tworzyć często złożone harmonogramy pracy i urlopów. Niektórzy asystenci administracyjni pełnią również funkcję prywatnych sekretarzy kadry kierowniczej, a także kierowników biur.