Zarządzanie danymi podstawowymi to możliwość tworzenia wspólnego łącza do wszystkich kluczowych danych za pomocą pliku głównego. Plik główny z kolei działa jako brama do wszystkich danych, a także służy jako wspólny punkt odniesienia w nadzorowaniu wykorzystania danych. Wykorzystanie zarządzania danymi podstawowymi może pomóc uprościć proces udostępniania wspólnych danych między kilkoma różnymi działami lub kluczowym personelem, eliminując potrzebę umieszczania wielu kopii tych samych danych w kilku różnych lokalizacjach w sieci.
Zarządzanie danymi podstawowymi może być również bardzo pomocne przy aranżowaniu dostępu do plików również w bardziej skomplikowanych środowiskach. W przypadku, gdy korporacja posiada kilka biur na dużym obszarze geograficznym, wykorzystanie MDM może pomóc w szybkim i łatwym pobieraniu danych z dowolnej lokalizacji. Często osiąga się to za pomocą zaszyfrowanych poświadczeń logowania, które zapewniają, że dane są dostępne tylko dla tych, którzy wymagają dostępu do odpowiednich plików głównych. Korzystając z tego modelu, działy lub biura mogą synchronizować się z plikiem głównym utrzymywanym na serwerze firmowym i pracować z plikami niezbędnymi do wykonywania ich obowiązków służbowych.
Chociaż korzystanie z zarządzania danymi podstawowymi sprawdzi się w firmie dowolnej wielkości, prawdziwą korzyścią są większe korporacje, które mają wiele biur lub zakładów produkcyjnych. Zamiast tworzenia i używania przez każdą witrynę osobnych danych kluczowych, model zarządzania danymi podstawowymi pozwala wszystkim na korzystanie z tych samych plików. Pomaga to obniżyć koszty operacyjne związane z utrzymaniem sieci, eliminuje część pracy związanej z dystrybucją informacji i ogólnie prowadzi do bardziej wydajnego środowiska pracy dla wszystkich zainteresowanych.
Piękno zarządzania danymi podstawowymi polega na tym, że można utworzyć pliki główne, które zapewniają szeroki dostęp do kluczowych danych, a także pliki główne, które ograniczają dostęp do niektórych danych. Na przykład, zarządzanie danymi głównymi może służyć do tworzenia pliku głównego, który umożliwiałby personelowi sprzedaży dostęp do danych księgowych dotyczących kont klientów przypisanych do każdego sprzedawcy, jednocześnie uniemożliwiając dostęp do danych sprzedaży dotyczących klientów obsługiwanych przez innych sprzedawców. Jednocześnie regionalny kierownik sprzedaży może mieć dostęp poprzez zarządzanie danymi podstawowymi do przeglądania rozliczonych przychodów generowanych przez wszystkich sprzedawców w swoim regionie. Z kolei dyrektor ds. sprzedaży korporacyjnej miałby dostęp poprzez zarządzanie danymi podstawowymi do przeglądania informacji o każdym regionie sprzedaży i jego poziomie produktywności.