Zarządzanie listą płac to proces, którego firmy używają do wynagradzania pracowników za ich pracę. Proces ten obejmuje również potrącanie podatków od wynagrodzeń, takich jak dochód, ubezpieczenie społeczne i bezrobocie, a także garnishments. Wiele firm korzysta z skomputeryzowanego pakietu oprogramowania biznesowego lub księgowego, aby wspomóc tę funkcję biznesową. Menedżerowie ds. płac i urzędnicy w dziale zasobów ludzkich zazwyczaj prowadzą akta pracownicze, w których firma posiada pisemne zapisy potwierdzające potrącenia potrącone z wypłaty pracownika.
Firmy zazwyczaj opracowują standardowe systemy zarządzania płacami, aby zapewnić, że wszyscy pracownicy wypełnią niezbędne dokumenty do pracy w firmie. Informacje te zawierają dane osobowe związane z narodową tożsamością, miejscem zamieszkania, dokumentacją dotyczącą doświadczenia i dokumentami podatkowymi. Dokumentacja może dotyczyć federalnych, stanowych lub lokalnych agencji rządowych. Firmy muszą przechowywać te dokumenty w swoim systemie zarządzania płacami przez cały czas pracy pracownika dla firmy oraz przez kilka lat po rozwiązaniu stosunku pracy przez firmę lub pracownika.
Wiele pakietów oprogramowania biznesowego i księgowego lub aplikacji zawiera moduły płacowe, których firmy mogą używać do zarządzania płacami. Moduły te mogą pomóc zautomatyzować systemy obliczające podatki od wynagrodzeń i zajęcia wynagrodzeń. Większość pakietów oprogramowania i aplikacji dostępnych obecnie na rynku pozwala firmom aktualizować swoje moduły płacowe za każdym razem, gdy wprowadzane są zmiany w przepisach podatkowych dotyczących wynagrodzeń. Oszczędza to czas firmy, zwłaszcza jeśli firma ma wiele lokalizacji krajowych lub międzynarodowych. Moduły te mogą również pomóc firmom rozdzielić systemy zarządzania płacami według klas pracowników, takich jak klasyfikacje wynagrodzeń, godzinowe lub inne.
Właściciele firm powinni skonsultować się z prawnikiem, aby upewnić się, że ich systemy zarządzania płacami zawierają całą odpowiednią dokumentację dotyczącą zatrudniania pracowników, przechowywania informacji o płacach i zwalniania pracowników. Dokumentacja prawna związana z zarządzaniem listą płac może szybko stać się nużąca i wymagać dużej ilości czasu i wysiłku, aby zachować porządek. Właściciele, którzy nie będą aktualizować listy płac, mogą zostać narażeni na surowe kary ze strony agencji rządowych za informacje o płacach. Może to nie tylko kosztować właścicieli dużych ilości kapitału, ale także zmusić mniejsze firmy do bankructwa.
Małe firmy lub właściciele z niewielkim doświadczeniem w zakresie płac mogą zlecić ten proces stronie trzeciej. Chociaż outsourcing płac nie zwalnia całkowicie firmy z odpowiedzialności, może pomóc właścicielom uniknąć wypełniania większości formalności związanych z płacami. Zewnętrzne podmioty przetwarzające oferują również firmom możliwość sprawdzania przeszłości lub zdolności kredytowej potencjalnych pracowników, co może pomóc ograniczyć lub uniemożliwić przyszłe problemy ze strony przebiegłych lub niezadowolonych pracowników.