W Internecie dostępne są różne rodzaje informacji lub treści. Ta treść wymaga organizacji na kilka różnych sposobów, w zależności od jej rodzaju. Kontrolowanie tych informacji w uporządkowany sposób jest znane jako zarządzanie treścią.
Zarządzanie treścią, znane również jako CM, obejmuje wszelkie technologie, techniki i procesy, których firma może wymagać do utrzymania ich treści. Takie systemy mogą obejmować platformy wydawnicze, obsługę kolekcji, publikowanie i udostępnianie plików oraz wiele innych rodzajów zarządzania. Niektóre firmy mogą opracować wewnętrzne procesy dla tych środków. Inni mogą zatrudniać określone firmy specjalizujące się w zarządzaniu treścią lub kupować oprogramowanie, które pomoże im manipulować ich plikami.
Zarządzanie każdym elementem treści różni się w zależności od jego typu. Treść może mieć formę podstawowych słów lub kompozycji zdań. Może tak być w przypadku witryn z wiadomościami, artykułów informacyjnych lub instrukcji. Może również zawierać łącza hipertekstowe, które kierują czytelnika do dodatkowych informacji.
Treści cyfrowe mogą być znacznie bardziej złożone. Może istnieć w plikach multimedialnych, takich jak pliki wideo lub audio. Gdy firma musi zarządzać tego typu plikami, może wymagać dodatkowej pomocy technicznej i wirtualnej przestrzeni dyskowej.
Zwykle do kontroli zarządzania treścią używany jest system zarządzania treścią lub CMS. Taki system różni się nie tylko w zależności od rodzaju zarządzanej treści, ale także od potrzeb firmy będącej właścicielem treści. Niektóre firmy mogą mieć tylko jednego lub dwóch pracowników wymagających dostępu do treści. Taka sytuacja może wymagać jedynie prostych narzędzi do zarządzania treścią.
Inne firmy mogą potrzebować wielu pracowników do edytowania lub przeglądania ich treści. Firmy te mogą potrzebować bardziej złożonych systemów zarządzania treścią, aby uporządkować swoje informacje. Jeśli tak się stanie, szkolenie z obsługi systemu jest zwykle wymagane również dla pracowników.
Systemy do zarządzania treścią mogą również dostarczać innym narzędzi dla firm. Oprócz publikowania, edytowania i przechowywania niektóre systemy umożliwiają współpracę między pracownikami. Może to być przydatne, gdy pracownicy są zdalni lub nie wszyscy pracują w tej samej lokalizacji. Zadania często można również przypisywać za pomocą systemu zarządzania treścią. Wiele firm preferuje system zarządzania treścią, który umożliwia archiwizowanie lub usuwanie starych treści, które nie są już używane, aby zaoszczędzić miejsce i przychody.
Podczas korzystania z tego typu systemu zwykle dozwolonych jest kilka ról. Twórca otrzymuje narzędzia do tworzenia nowej treści i wprowadzania w niej zmian, podczas gdy redaktor może również dokonywać zmian i może mieć do dyspozycji nieco inny zestaw narzędzi. Wydawca może odpowiadać za przygotowanie treści do publicznego oglądania, a administrator nadzoruje cały proces i nadaje uprawnienia dostępu do zadań i narzędzi. Inni pracownicy mogą otrzymać dostęp do przeglądarki lub jako gość w celu przeglądania, ale nie zmieniania dokumentów.