Zarządzanie treścią w przedsiębiorstwie to oprogramowanie do zarządzania dokumentami pisemnymi. Tego typu oprogramowanie najczęściej występuje w dużych korporacjach lub instytucjach. Wymóg dotyczący tego typu oprogramowania wyrósł z używania programów do przetwarzania tekstu do tworzenia treści i konieczności zarządzania tym procesem przez dużą liczbę redaktorów i współtwórców.
Istnieją dwie klasy rozwiązań do zarządzania treścią w przedsiębiorstwie: zarządzanie treścią serwisu WWW i zarządzanie treścią procesów biznesowych. Obie klasy zapewniają standardowy zestaw funkcji i funkcjonalności zaprojektowanych w celu usprawnienia zarządzania dokumentami, edycji, wersjonowania i zatwierdzania. Rzeczywista realizacja tych koncepcji różni się w obu wariantach. Ma to wpływ na przejrzystość i proces biznesowy wymagany do korzystania z tych systemów.
W systemie zarządzania treścią przedsiębiorstwa w witrynie internetowej wynik przepływu pracy jest publikowany na stronie internetowej firmy. Wszystkie dokumenty, wersje robocze i wersje są przechowywane i utrzymywane na serwerze WWW. Aby uzyskać dostęp do tego systemu, użytkownicy wchodzą do Internetu i uzyskują dostęp do strony internetowej firmy. Wprowadzają nazwę użytkownika i hasło, aby zobaczyć treść, za którą są odpowiedzialni za tworzenie, edytowanie i zatwierdzanie.
Każdy dokument, który ma zostać opublikowany na stronie musi zostać stworzony w tym systemie. Autor artykułu przekazuje go następnie zespołowi do edycji. Różni użytkownicy mogą uzyskiwać dostęp do dokumentu, edytować i zapisywać swoje zmiany. Oprogramowanie śledzi zmiany wprowadzane przez każdą osobę i utrzymuje wersje we właściwej kolejności.
Po zakończeniu procesu edycji dokument jest przesyłany do osoby zatwierdzającej do przeglądu. Osoba zatwierdzająca sprawdza ostateczną wersję roboczą i może zobaczyć wszystkie wprowadzone edycje i zmiany oraz przez kogo. Po zatwierdzeniu dokument jest publikowany na stronie internetowej.
System zarządzania treścią przedsiębiorstwa w zakresie procesów biznesowych jest konfigurowany na sieciowym serwerze dokumentów i znajduje się za korporacyjną zaporą ogniową. Dostęp jest przyznawany na podstawie Twojego stanowiska i poziomu odpowiedzialności. W tym środowisku wszystkie dokumenty są przechowywane w oprogramowaniu do przetwarzania tekstu, co pozwala użytkownikom na łatwe wykorzystanie istniejących narzędzi w celu spełnienia wymagań.
Dokumenty mogą być oparte na szablonach lub formularzach i są przechowywane we wspólnym repozytorium. Użytkownicy uzyskują dostęp do szablonów i aktualizują je w razie potrzeby. Po zakończeniu dokumenty są publikowane w udostępnionym katalogu, a powiadomienie jest wysyłane do następnej osoby w procesie biznesowym. W razie potrzeby przeglądają i edytują dokument. Po zakończeniu dokument zostaje zatwierdzony i nie można wprowadzać dalszych zmian.