Odpis na nieściągalne należności, znany również jako rezerwa na wątpliwe rachunki, jest rezerwą księgową, która umożliwia firmie wchłonięcie pewnej kwoty przychodów, które nie zostały pobrane z faktur wysyłanych klientom lub z przeterminowanych pożyczek wystawionych przez firmę. Ideą stworzenia tego rodzaju odpisu jest stworzenie małej poduszki, która pomaga zminimalizować wpływ niespłaconych należności na kondycję finansową firmy. Zarówno małe, jak i duże firmy uwzględniają ten dodatek w ramach bieżącego procesu księgowego.
W wielu przypadkach firma ustala kwotę odpisu na nieściągalny dług na podstawie średniej kwoty należności, która jest prowadzona każdego miesiąca. Na przykład, jeśli firma zwykle ma średnio miesięczne należności w wysokości 500,000 5 USD w dolarach amerykańskich (USD), zasiłek może wynosić około 25,000%, czyli XNUMX XNUMX USD. Inne czynniki mogą być również brane pod uwagę, takie jak średni wiek faktur klientów. Jeżeli wielu większych klientów zwyczajowo płaci faktury od sześćdziesięciu do dziewięćdziesięciu dni, a nie od trzydziestu do czterdziestu pięciu dni, może to wpłynąć na procent użyty do obliczenia ulgi.
Niezależnie od kwoty odpisu na nieściągalne należności, kwota ta jest nadal uważana za część należności i jest księgowana w tej części dokumentacji księgowej. Firma będzie jednak starała się zawsze trzymać tę samą kwotę na koncie operacyjnym. Jeśli spełni się najgorszy scenariusz i całkowita suma zasiłku nie zostanie pobrana w danym miesiącu, zdolność firmy do uregulowania własnych zobowiązań dłużnych pozostaje stosunkowo nienaruszona. Oznacza to, że zasiłek pełni podobną funkcję jak fundusz na wypadek nieprzewidzianych wydatków lub nagły wypadek, który jest odkładany w ramach budżetu domowego.
Funkcjonowanie z rezerwą na złe długi jest szczególnie ważne dla małych firm. Ponieważ firmy tego typu nie są niczym niezwykłym, że działają z niewielkim budżetem, niewbudowanie jakiejś poduszki w proces księgowy może mieć tragiczne konsekwencje, jeśli kilka faktur dla klientów pozostanie nieodebranych i ostatecznie będzie musiało zostać odpisanych jako nie do odzyskania. Ustawiając firmę w taki sposób, aby nadal mogła terminowo płacić koszty operacyjne, nawet jeśli pewna część należności zostanie uznana za nieściągalną, firma chroni swoją zdolność kredytową i relacje z różnymi dostawcami i dostawcami.
Konieczna jest okresowa ocena aktualnego odpisu na nieściągalny dług. Można to zrobić, analizując dane, takie jak średnia miesięczna kwota należności, oprocentowanie spłat kredytu oraz szybkość, z jaką klienci przekazują płatności z tytułu nieuregulowanych faktur. Gdy te czynniki ulegną zmianie, wysokość dodatku może również ulec zmianie, w zależności od zakresu zmiany.