Zasób udostępniony zazwyczaj odnosi się do zasobu sprzętowego lub programowego, do którego może uzyskać dostęp jeden lub więcej zdalnych systemów za pośrednictwem sieci. Odbywa się to zazwyczaj w dość płynny sposób, umożliwiając szybkie i efektywne udostępnianie zasobów i informacji bez potrzeby aktywnego przesyłania informacji między użytkownikami. Zasób udostępniony jest zwykle przechowywany na komputerze lub systemie, który działa jako host, z którym inni użytkownicy lub klienci mogą się łączyć i uzyskiwać dostęp przez sieć. Zasoby te mogą obejmować pojedyncze pliki, foldery i inne oprogramowanie, a także sprzęt, taki jak drukarki i skanery.
Jedną z największych różnic między udostępnionym zasobem a innymi rodzajami informacji cyfrowych, do których może mieć dostęp wielu użytkowników, jest łatwość dostępu do udostępnionych zasobów. Na przykład dwóch użytkowników w sieci może przesyłać między sobą pliki i dane, ale proces ten często wymaga aktywnego wysyłania tych informacji. Z drugiej strony zasób udostępniony odnosi się do pliku znajdującego się na komputerze, do którego mają dostęp klienci w sieci, umożliwiając użytkownikom dostęp do tego pliku w dowolnym momencie. Chociaż aktywne żądanie może nadal być wysyłane przez klienta, nie ma interakcji między dwoma lub więcej użytkownikami w innych typach systemów.
Ułatwia to korzystanie z udostępnionego zasobu przez pracowników w firmie lub organizacji. Na przykład firma, która pracuje nad nowym oprogramowaniem, może mieć wiele plików i zasobów znajdujących się na komputerze głównym. Różni pracownicy mogą następnie uzyskać dostęp do tych informacji za pośrednictwem terminali klienckich, niezależnie od tego, czy inni użytkownicy są dostępni lub wykorzystują dane. Dzięki temu pracownicy mogą modyfikować i dodawać do tego udostępnionego zasobu, a zespoły mogą wirtualnie współpracować na duże odległości, a nawet w różnym czasie, przesyłając zmiany, które wprowadzili dla siebie nawzajem.
Zasób udostępniony może również obejmować sprzęt będący częścią sieci. Urządzenia takie jak drukarki i skanery są często konfigurowane w sieci do użytku przez wielu użytkowników. Na przykład biblioteka może mieć kilkadziesiąt komputerów i dwie drukarki połączone w sieć. W takim przypadku każda drukarka działałaby jako współdzielony zasób dla określonej liczby komputerów, umożliwiając użytkownikom wysyłanie projektów do kolejki drukowania, która następnie wysyłałaby te dokumenty do drukarki. Dzięki temu wielu użytkowników może współdzielić jedno urządzenie, a oprogramowanie jest zwykle używane do organizowania tego procesu w celu łatwiejszego użytkowania i zmniejszenia utraty danych.