Wiele osób tworzy foldery zbiorczej poczty w swoich programach pocztowych, aby zmniejszyć ilość spamu lub wiadomości-śmieci, które mogą zapychać ich skrzynki odbiorcze. Z pomocą filtrów antyspamowych może to znacznie skrócić czas tracony na zajmowanie się wiadomościami-śmieciami, ale filtry antyspamowe nie są niezawodne — niektóre wiadomości e-mail, które chcesz otrzymywać w skrzynce odbiorczej, mogą zostać błędnie umieszczone w folderze spamu lub poczty masowej. Nie chcesz, aby wiadomości od członków rodziny, listy, które subskrybujesz, ani firmowa poczta e-mail „gubiła się” w folderze poczty zbiorczej. Dodatkowo nie powinieneś przedzierać się przez taki folder, aby znaleźć ważne rzeczy.
Pomimo rozpowszechniania się filtrów poczty e-mail istnieją bardzo proste sposoby na powstrzymanie dobrych wiadomości e-mail przed umieszczaniem ich w folderze poczty zbiorczej. Twój program pocztowy może mieć opcję oznaczania poczty jako „śmieci” lub „nie-śmieci”. Gdy oznaczysz pocztę jako „nie-śmieci”, trafi ona do Twojej skrzynki odbiorczej, a nie do folderu poczty zbiorczej. Rób to z czasem, a Twój filtr spamu powinien zostać przeszkolony, aby wiedzieć, że ten typ wiadomości e-mail nie jest spamem.
Inną rzeczą, którą możesz zrobić, aby zapobiec błędnemu zapisywaniu dobrych wiadomości e-mail w folderze poczty zbiorczej, jest upewnienie się, że książka adresowa zawiera adresy e-mail, z których oczekujesz otrzymywać wiadomości e-mail. Większość dostawców usług poczty e-mail prowadzi podręczną książkę adresową, w której można przechowywać ważne adresy e-mail. Upewnij się, że Twoja książka adresowa zawiera adresy e-mail rodziny, przyjaciół, listy ulubionych serwisów i współpracowników biznesowych i powinieneś być w stanie zmniejszyć liczbę błędnie wpisanych e-maili.
Jeśli szukasz pracy i wysyłasz CV na różne adresy e-mail, możesz przynajmniej tymczasowo dodać te adresy do swojej listy adresów. Zawsze możesz je usunąć później, jeśli nie otrzymasz od firmy wiadomości.
Te dwa proste kroki razem powinny pomóc zmniejszyć większość problemów związanych z nieprawidłowym przechowywaniem wiadomości e-mail w folderze poczty zbiorczej. Mimo to programy do obsługi poczty e-mail i filtry spamu mają różne funkcje. Jeśli te rozwiązania nie działają, sprawdź opcje lub preferencje w programie poczty e-mail, aby zobaczyć, czy istnieją inne sugestie, które może mieć Twój dostawca usług poczty e-mail.
Inną rzeczą, którą możesz zrobić, na co pozwala większość programów pocztowych i dostawców Internetu, jest skonfigurowanie „fikcyjnego” adresu e-mail. W ten sposób, jeśli zostaniesz poproszony o podanie swojego adresu e-mail, aby zarejestrować się w niektórych firmach, podajesz „fikcyjny” adres zamiast prawdziwego adresu e-mail, który podajesz tylko tym, od których chcesz otrzymywać pocztę. Większość spamu, reklam itp. trafi do folderu zbiorczego fałszywego adresu, a nie zostanie zaadresowana na Twój prawdziwy adres.
Kiedy szukasz pracy, zwłaszcza na stronach takich jak Craigslist, często nie wiesz, jakiego adresu e-mail szukać w wiadomościach zwrotnych. Ponieważ niektóre oferty pracy mogą być oszustwami, zaleca się, aby nie wysyłać CV za pośrednictwem anonimowej poczty Craigslist. Zamiast tego skontaktuj się z daną osobą i poproś o adres e-mail od firmy przed wysłaniem CV, a następnie dodaj ten adres do swojej listy adresów.