Zastrzeżenie poufności to oświadczenie prawne towarzyszące komunikatowi, aby powiadomić odbiorcę, że dokument jest poufny, oraz podać pewne informacje o tym, jak obchodzić się z dokumentem w celu zachowania poufności. Zastrzeżenia dotyczące poufności mogą być zawarte w większych oświadczeniach prawnych i są powszechnie widoczne w wiadomościach e-mail, faksach i drukowanych dokumentach wysyłanych do osób na żądanie, takich jak dokumentacja medyczna. Takie zastrzeżenia są zwykle sporządzane przez prawnika, chociaż ludzie mogą używać ogólnego oświadczenia jako zastrzeżenia, zamiast zatrudniać prawnika do wygenerowania niestandardowego dokumentu.
Zastrzeżenie dotyczące poufności zawiera kilka elementów. Pierwsza omawia poufność informacji i określa zamierzonego odbiorcę lub użytkownika. W przypadku uzyskania lub wysłania informacji przez pomyłkę, odbiorca jest proszony o zniszczenie informacji w celu zachowania poufności i może zostać poproszony o skontaktowanie się z osobą wymienioną w oświadczeniu, aby powiadomić tę osobę o fakcie, że informacje zbłądziły. Komunikacja prywatna oznaczona takim zastrzeżeniem nie może być wykorzystywana przez osoby inne niż osoby upoważnione.
Zastrzeżenia dotyczące poufności mogą również określać stosunek prawny między osobą wysyłającą informacje a osobą otrzymującą materiał. Szczególne stosunki prawne, takie jak relacje lekarz-pacjent, muszą być jasno określone, a klauzula poufności omawia charakter relacji. Zwykłe otrzymanie dokumentu od lekarza nie tworzy na przykład prawnie uznanego związku, ale jeśli dokument definiuje odbiorcę jako pacjenta, tak się dzieje.
Zastrzeżenia dotyczące poufności omawiają również sposób wykorzystania informacji. Zdefiniowanie zamierzonego użycia może być ważne, jeśli kwestie poufności pojawią się później w sądzie, ponieważ ludzie mogą ustalić, czy informacje nie zostały nadużyte na podstawie włączenia takich oświadczeń w zrzeczeniu się poufności. Ograniczenia wykorzystania informacji mogą mieć na celu ochronę prywatności lub bezpieczeństwa, w zależności od charakteru dostarczanych informacji.
Chociaż ludzie mają tendencję do pomijania języka prawniczego, gdy się z nim spotykają, zaleca się uważne przeczytanie i przeglądanie zastrzeżeń. Zastrzeżenie może zawierać ważne informacje, w tym informacje o tym, z kim należy się skontaktować w przypadku wystąpienia problemu. Omówiono również kwestie odpowiedzialności i autoryzowanego wykorzystania informacji, dwie kluczowe rzeczy, o których należy pamiętać, oprócz nakreślenia praw odbiorcy. Osoby zajmujące się informacjami poufnymi powinny znać swoje prawa, aby móc się bronić w przypadku sporu. Jeśli wydaje się, że jedna ze stron łamie obowiązki określone w zrzeczeniu się poufności, druga strona powinna powiadomić tę stronę o naruszeniu klauzul.