Zawiadomienie o zakończeniu to formalne oświadczenie prawne wykonawcy lub akta przedstawiciela w celu ostrzeżenia zainteresowanych stron o zakończeniu prac budowlanych nad projektem. To uruchamia termin składania wszelkich zastawów, które podwykonawcy i inne osoby mogą chcieć złożyć w związku z projektem. Jeśli nie skorzystają ze swoich praw w terminie przewidzianym przez prawo, tracą taką możliwość. Zawiadomienia o ukończeniu nie są wymagane we wszystkich przypadkach, ale mogą być wskazane nawet wtedy, gdy prawo nie nakazuje ich używania, ponieważ mogą zapewnić ochronę wykonawcy i właścicielowi projektu.
Aby złożyć zawiadomienie o zakończeniu, wykonawca będzie musiał uzyskać odpowiedni formularz z sekretariatu. Zazwyczaj źródłem tego formularza jest urzędnik nadzorujący oświadczenia związane z pozwoleniami na budowę, choć może to być różne w zależności od jurysdykcji. W wielu regionach możliwy jest również dostęp do formularza on-line za pośrednictwem strony internetowej prowadzonej przez urząd budowlany. Formy ogólne mogą być dopuszczalne, ale nie zawsze tak jest i dobrze jest najpierw sprawdzić.
Zawiadomienie o zakończeniu zawiera informacje o projekcie, takie jak charakter budowy i lokalizacja, aby nie było wątpliwości, który projekt jest przedmiotem dyskusji. Kontrahent podaje swoje imię i nazwisko oraz dane kontaktowe, a także podaje informacje o właścicielu, jeśli właścicielem jest inna osoba. Urzędnik opublikuje zawiadomienie o zakończeniu po jego otrzymaniu i sprawdzeniu informacji. W niektórych regionach gazety publikują te informacje z korzyścią dla członków społeczeństwa. W innych regionach zainteresowane strony mogą potrzebować skontaktować się z urzędnikiem, aby sprawdzić, czy złożono zawiadomienie o zakończeniu.
W dniu wejścia w życie termin zaczyna biec. Każdy, kto chce umieścić zastaw na projekcie, musi to zrobić w ustalonym terminie, np. 30 dni. Na przykład podwykonawca, któremu nie zapłacono, wniósłby zastaw na projekcie. Dopóki nie zostanie zapłacony, zastaw będzie obowiązywał. Przeniesienie tytułu nie będzie możliwe, co może stanowić spory problem, jeśli właściciel planuje sprzedać gotowy projekt.
Bez zawiadomienia o zakończeniu zainteresowane strony mają znacznie dłuższy termin na wniesienie zastawu. Może to potrwać trzy miesiące lub dłużej i może dodać do projektu nutkę niepewności. Dla właścicieli, którzy zamierzają sprzedać, bardzo ważne jest, aby poprosić wykonawcę o złożenie zawiadomienia o zakończeniu, aby wszelkie chmury na tytule pojawiły się natychmiast, a nie w trakcie wrażliwych negocjacji finansowych.