Zlecenie na wykonanie prac serwisowych to żądanie usług na oficjalnym dokumencie, który zawiera jak najwięcej informacji o sytuacji, tak aby odpowiednia osoba mogła wypełnić zlecenie. Zlecenia serwisowe stanowią formalną dokumentację zlecenia wykonania pracy. Jeśli pojawią się jakiekolwiek problemy, będzie można skonsultować się z zamówieniem, aby dowiedzieć się więcej o tym, co mogło pójść nie tak, lub wyegzekwować wniosek złożony w granicach i zasadach organizacji.
Większość organizacji ma formularz, którego używają do zleceń serwisowych. Osoba wypełniająca dokument musi podać dane kontaktowe i upoważnienie do wskazania, że zamówienie jest zgodne z prawem. Może to wymagać podpisu krzyżowego lub innego potwierdzenia od osoby upoważnionej do finalizacji zleceń pracy. W dokumencie szczegółowo opisano problem, jakie usługi należy świadczyć oraz wszelkie istotne uwagi. Może to na przykład wskazywać, że komputer sekretarki jest zarażony wirusem i poprosi dział informatyczny o wysłanie technika, który rozwiąże problem.
Zlecenia serwisowe mogą również zawierać notatki dokumentujące pilność związaną ze zleceniem. Niektóre projekty mogą być czasochłonne i wymagają natychmiastowej uwagi, na przykład jeśli klient nie ma usługi telefonicznej, a firma telekomunikacyjna potrzebuje technika, który obejrzy linię. Inne sprawy mogą być mniej aktualne i w razie potrzeby mogą zostać przełożone lub przełożone. Zlecenie serwisowe może zawierać ocenę pilności lub termin na korzyść działu serwisowego.
Gdy dział otrzymuje zlecenie wykonania prac serwisowych, może wprowadzić szczegóły w systemie komputerowym, aby otworzyć rekord i przydzielić technika do zadania. Niektóre firmy używają zautomatyzowanych systemów, które mogą przywoływać pracowników w terenie lub podczas pracy wokół budynku. Pozwalają one na zmianę harmonogramu w czasie rzeczywistym w celu dostosowania do zmieniających się potrzeb. Technik zabiera zlecenie pracy na miejsce, wykonuje prace i podpisuje się, aby wskazać, że zlecenie zostało ukończone.
Ukończenie zlecenia prac serwisowych może wymagać kilku wizyt, jeśli technik potrzebuje specjalnych części lub sprzętu. Odbiorca pracy może również potrzebować podpisania się wraz z technikiem, aby wskazać, że usługa została wykonana i jest zadowalająca. W przypadku sporu dotyczącego dowolnego etapu procesu, na przykład twierdzenia, że praca nie została wykonana, zlecenie serwisowe może dostarczyć informacji i kontekstu umożliwiającego rozwiązanie problemu.