Przenośny format dokumentu to forma pliku, która pozwala na tworzenie dokumentów elektronicznych przy użyciu dowolnego typu edytora tekstu lub oprogramowania do obsługi mediów drukowanych. Jako bonus, dokument może być udostępniony innym osobom, które są w stanie otworzyć i przeczytać dokument, niezależnie od używanego oprogramowania do edycji tekstu. Oto kilka informacji o tym, jak tworzone są pliki PDF i dlaczego są one takim zasobem w różnych aplikacjach.
Pliki PDF zostały opracowane przez firmę Adobe Systems i służyły osobom korzystającym z wielu systemów przetwarzania tekstu do udostępniania gotowych dokumentów. Ponieważ w użyciu jest wiele pakietów oprogramowania do przetwarzania tekstu, które nie są ze sobą kompatybilne, potrzeba wspólnego formatu plików, który każdy mógłby otworzyć i przeczytać, stała się centralnym elementem oprogramowania Adobe® Acrobat®.
Niezależnie od tego, czy użytkownik końcowy preferował edytory tekstu typu open source, Microsoft® czy Corel®, dokumenty można było tworzyć w wybranym programie, a następnie zapisywać jako pliki PDF. Dzięki pełnemu pakietowi Adobe® możliwe jest również tworzenie dokumentów za pomocą oprogramowania Adobe® z taką samą łatwością, jak każdy program do edycji tekstu. Zapisane pliki można udostępniać innym osobom, które będą musiały jedynie pobrać darmowy program Adobe® Reader®, aby otworzyć i przeczytać plik.
Jedną z zalet używania plików PDF do dystrybucji dokumentów elektronicznych jest to, że plik można zablokować przed edycją przez innych, nawet jeśli mają oprogramowanie Acrobat®. Zwiększyło to wykorzystanie plików PDF w takich aplikacjach, jak biuletyny elektroniczne, umowy, rękopisy książek i raporty finansowe. Ponieważ dokumenty są bezpieczne, nadawca dokumentu zachowuje wysoki poziom kontroli, nawet gdy dokument został szeroko rozpowszechniony. Oprócz częstego używania w świecie biznesu, pliki PDF są również często wykorzystywane do tworzenia książek elektronicznych na sprzedaż, magazynów online i broszur elektronicznych dla organizacji non-profit.
Chociaż pliki PDF zostały pierwotnie opracowane przez firmę Adobe®, na rynku dostępnych jest obecnie wiele produktów, które konwertują arkusze kalkulacyjne, dokumenty tekstowe i prawie wszystkie formy oprogramowania do pisania elektronicznego na pliki PDF. Ogólnie rzecz biorąc, produkty te mogą skupiać się na konwersji innych typów plików do formatu PDF, zamiast tworzyć pliki PDF od podstaw. Chociaż wiele z tych produktów wydaje się działać dobrze, niewiele z nich może konkurować z funkcjami programu Acrobat pod względem ceny. Jeśli chodzi o tworzenie i odczytywanie plików PDF, oryginał może nadal być najlepszy.