Podatki szacunkowe kwartalne to zasadniczo płatności dokonywane na rzecz regionalnego urzędu podatkowego cztery razy w roku. Zazwyczaj osoba lub pracodawca przesyła kwartalne szacunkowe podatki do urzędu skarbowego, aby uniknąć kary za opóźnienia lub niedopłaty. Osoba odpowiedzialna za płacenie kwartalnych szacunkowych podatków jest zwykle samozatrudniona jako niezależny wykonawca lub jednoosobowy właściciel firmy. Zwykle za płacenie podatków odpowiada wyłącznie ta osoba. Pracodawcy mogą jednak zatrzymać pewien procent zobowiązania podatkowego i dokonać szacunkowych płatności w imieniu pracowników.
Ogólnie rzecz biorąc, osoby fizyczne płacą szacunkowe podatki z różnych źródeł dochodu. Płacenie podatków jest pełnym obowiązkiem osoby, która otrzymuje wynagrodzenie za pracę na własny rachunek. Kwartalne szacunkowe podatki są również płacone z odsetek i dywidend wypłacanych z inwestycji. Osoba, która jest właścicielem nieruchomości i pobiera opłaty za wynajem, może również być zmuszona do zgłaszania płatności jako dochodu i płacenia podatków.
Większość pracodawców wstrzymuje szacunkowe zobowiązania podatkowe pracowników przed wystawieniem wypłaty. Pracownicy mogą wypełnić formularz podatkowy, który zawiera status zgłoszenia, osoby pozostające na utrzymaniu i inne dane służące do określenia zobowiązań podatkowych. W niektórych przypadkach pracownicy mogą również płacić szacunkowe podatki, aby pokryć możliwość, że pracodawca nie potrąca wystarczającej kwoty.
Ponieważ dochód osób samozatrudnionych może się zmieniać, całkowita kwota zobowiązań podatkowych za rok może ulec zmianie. Osoba musi płacić kwartalne szacunkowe podatki na podstawie przewidywanego rocznego dochodu, aby uniknąć kary za niepłacenie wystarczających podatków. Zwykle osoba oblicza dochód uzyskany w ciągu trzech miesięcy każdego kwartału na podstawie procentu ustalonego przez organ podatkowy.
Obliczenia służące do określania kwartalnych szacunkowych podatków mogą obejmować kategorie rozliczeń i przedziały podatkowe oparte na rocznych poziomach dochodów. Kategoria i przedział podatkowy mogą się różnić w zależności od przepisów podatkowych w danym kraju. Ogólnie rzecz biorąc, kategorie mogą obejmować prognozę dochodów na rok bieżący oraz płatności podatkowe za rok poprzedni.
Kwartalne płatności podatkowe są zazwyczaj przeznaczone na programy socjalne finansowane przez samorząd lokalny. Finansowane programy mogą się różnić w zależności od kraju. W Stanach Zjednoczonych podatki te mogą być przeznaczone na płatności emerytalne znane jako ubezpieczenie społeczne, program ubezpieczenia zdrowotnego Medicare i federalne płatności podatku dochodowego.
System płacenia kwartalnych szacunkowych podatków może również różnić się w zależności od kraju. W niektórych krajach różne formularze dotyczące statusu zgłoszenia osoby są wypełniane i przesyłane do urzędu skarbowego wraz z zapłatą. W przypadku innych krajów osoba może korzystać z systemu online do zgłaszania dochodów i dokonywania kwartalnych płatności na podstawie harmonogramu podatkowego.
Niektóre kraje mogą oferować opcję składania wniosków online lub pocztą — w zależności od tego, co jest wygodne dla podatnika — zgodnie z harmonogramami płatności. Organ podatkowy może ustalić terminy płatności, których dana osoba musi przestrzegać przy dokonywaniu płatności. Kary mogą być nakładane za nieodebrane lub opóźnione płatności otrzymane po tych terminach.