Rozdzielenie obowiązków to wykorzystanie wielu pracowników do wykonywania zadań w celu ograniczenia ryzyka oszustwa, kradzieży i błędów. Dzieląc zadanie na komponenty obsługiwane przez różnych członków personelu, firma może zapobiegać niepożądanym działaniom i sprawować lepszą kontrolę jakości. Może to stanowić wyzwanie w małej firmie, w której personel może być zbyt ograniczony, ale w dużych firmach może być krytyczną częścią programu bezpieczeństwa. W niektórych regionach przepisy wyraźnie nakazują rozdział obowiązków dla zadań wrażliwych; w szczególnie ważnym przykładzie kapitan statku nie może wystrzeliwać pocisków manewrujących bez przestrzegania bardzo konkretnego i oddzielnego łańcucha dowodzenia.
W miejscu pracy, w którym stosuje się podział obowiązków, zadania są podzielone na trzy różne fazy. W pierwszej fazie ktoś musi zatwierdzić czynność, taką jak wydanie komputera nowemu pracownikowi lub wygenerowanie wypłaty. W drugiej fazie ktoś faktycznie musi wykonać zadanie; na przykład pracownik działu komputerowego udostępnia komputer członkowi personelu, a pracownik podpisuje go. Wreszcie trzeci element obejmuje audyt, aby upewnić się, że zadanie zostało wykonane prawidłowo.
Rozdzielenie obowiązków wymaga w każdym punkcie innego członka personelu. Pracownicy zajmujący się uprawnieniami nie mogą faktycznie wykonywać czynności, co ogranicza możliwość podjęcia przez pracowników własnej inicjatywy, takich jak zbieranie funduszy od firmy. Zachowanie oddzielnego audytu oznacza, że przed autoryzacją zadania pracownik musi upewnić się, że jest ono właściwe, ponieważ audytor zaznaczy go, jeśli wystąpi problem. Podobnie oddzielenie audytorów od osób wykonujących zadania oznacza, że osobny pracownik rozpatruje roszczenia z tytułu nienależycie wykonanych zadań i okresowo kontroluje wykonanie zadań, aby upewnić się, że żaden pracownik nie wykonuje zadań poza zakresem swoich obowiązków.
W przypadku księgowości rozdzielenie obowiązków ma kluczowe znaczenie. Ogranicza to szanse na oszustwa finansowe, a także zapewnia mechanizm wyłapywania błędów; osoba obcinająca czeki może na przykład poprosić o potwierdzenie wyjątkowo dużego lub małego czeku. Utrzymanie integralności księgowości jest ważne dla firm każdej wielkości, a wydzielenie zadań ułatwia audyt i kontrolę systemu księgowego.
Jest to również ważne dla ogólnego bezpieczeństwa, bezpieczeństwa i wydajności. Oddzielenie obowiązków odgrywa ważną rolę na hali produkcyjnej, w operacjach wojskowych oraz w działaniach takich jak bezpieczeństwo informacji. Jeśli w firmie występują sytuacje, w których jedna osoba może coś zrobić i upewnić się, że nie zostanie to wykryte, stanowi to zagrożenie dla bezpieczeństwa i wymaga oceny, aby sprawdzić, czy możliwe jest wprowadzenie rozdzielenia obowiązków.