Kompetencja komunikacyjna zazwyczaj odnosi się do tego, jak dobrze ktoś jest w stanie komunikować się z innymi, chociaż można ją rozwinąć i udoskonalić na wiele sposobów. Ogólnie rzecz biorąc, ten dość prosty pomysł jest często postrzegany jako obejmujący trzy podstawowe kroki, które obejmują planowanie komunikacji, zrozumienie, jak się komunikować i umiejętność komunikowania się. Proces ten składa się z dwóch głównych elementów: wiadomości użytej do przekazania pomysłu oraz znaczenia, które jest faktycznie dostarczane przez tę wiadomość. Kompetencje komunikacyjne są ważne dla każdego, kto chce mieć możliwość jasnego komunikowania się, zwłaszcza mówców publicznych i osób uczących się drugiego języka.
Ideą kompetencji komunikacyjnych jest to, że sposoby, w jakie ludzie się komunikują, mogą być analizowane i rozważane pod kątem efektywności. Ktoś jest często uważany za kompetentnego, przynajmniej na poziomie powierzchownym, jeśli potrafi rozmawiać z kimś w odpowiedni sposób i który przekazuje sens w dokładny sposób. Jednak ten rzeczywisty proces jest często postrzegany jako złożony z trzech podstawowych etapów, które występują w komunikacji. Planowanie jest istotną częścią kompetencji komunikacyjnych, ponieważ pokazuje, że ktoś jest w stanie pomyśleć o komunikacji z wyprzedzeniem i przygotować się do niej.
Kompetencje komunikacyjne zazwyczaj są kontynuowane wraz ze zrozumieniem, jak się komunikować. Jest to ściśle związane z planowaniem, ponieważ ktoś musi zrozumieć, jak przebiega komunikacja, aby odpowiednio ją zaplanować. Z tej wiedzy i planowania wyłania się ostatni krok, którym jest właściwy proces komunikacji. Wynika to z umiejętności lub zdolności do skutecznego komunikowania się, które często mogą mieć duży wpływ na przekaz, który dana osoba przekazuje, niezależnie od planowania lub wiedzy.
Podczas komunikacji sposób, w jaki dana osoba się komunikuje, jest często rozpatrywany w dwóch elementach dotyczących jej kompetencji komunikacyjnych. Dostarczona wiadomość to rzeczywista treść, którą dana osoba mówi, pisze lub w inny sposób wyraża. Jednak w tym przekazie jest znaczenie, które dana osoba jest w stanie przekazać. Ktoś może czuć, że jego przesłanie wyraża jedną ideę, ale rzeczywiste znaczenie niekoniecznie musi odpowiadać intencji wiadomości.
Kompetencje komunikacyjne są ważne dla prawie każdego, kto chce komunikować się z innymi ludźmi w dowolnym rodzaju relacji. Często można uniknąć kłótni i nieporozumień, jeśli ludzie są w stanie skutecznie wyrazić znaczenie w komunikacie. Politycy i inni mówcy publiczni często poszukują wysokiego poziomu kompetencji komunikacyjnych, aby móc skutecznie przekazywać znaczenie i wyrażać idee innym. Osoby uczące się drugiego języka również skupiają się na tego typu kompetencjach, aby upewnić się, że rozumieją podteksty i różne aspekty komunikacji w tym języku, które mogą być subtelne i złożone.