Zapisy konserwacji to pisemne notatki, które zawierają dokumentację dotyczącą utrzymania określonego elementu wyposażenia. W większości przypadków, kiedy ludzie mówią o tego rodzaju zapisach w środowisku przemysłowym, mają na myśli sformalizowane raporty i akta przechowywane przez właścicieli flot, operatorów zakładów przemysłowych lub innych ludzi biznesu zaangażowanych w jakąś pracę z maszynami. Prowadzenie odpowiedniego dziennika serwisów mechanicznych i napraw w tych scenariuszach jest zwykle uważane za dobrą praktykę biznesową i może być również wymagane przez prawo. Rejestry są szczególnie przydatne w zarządzaniu konserwacją, ponieważ pomagają firmom zapewnić utrzymanie sprzętu w dobrym stanie, a także umożliwiają zarządzanie i śledzenie kosztów napraw i konserwacji zapobiegawczej.
Jednak zapisy mogą być również wykorzystywane przez osoby fizyczne. Wiele osób prowadzi szczegółowe rejestry osobistej konserwacji samochodów, a także może rejestrować usługi wykonane na urządzeniach domowych, takich jak klimatyzatory i generatory zapasowe. Może to usprawnić niezbędne naprawy, a także znacznie usprawnić odsprzedaż.
Dlaczego są trzymane
Niezależnie od specyfiki ustawienia, zarządzanie dokumentacją konserwacji jest często ważne z wielu powodów. Na przykład harmonogram konserwacji może być nieoceniony we wspieraniu techników serwisowych w diagnozowaniu powtarzających się problemów z maszyną lub pojazdem. Ponadto dobre zapisy pomagają kierownikom działów, pracownikom, a czasem nawet osobom fizycznym, upewnić się, że sprzęt działa zgodnie z gwarancjami producenta. Mogą również pomóc firmom śledzić, kiedy sprzęt wymaga konserwacji zapobiegawczej.
W tym wszystkim istnieje również podstawa wartości. Utrzymywanie maszyn w dobrym stanie to jeden z najlepszych sposobów ochrony ich jako inwestycji oraz udokumentowanie, że dbałość może sprawić, że sprzęt stanie się bardziej pożądany, jeśli kiedykolwiek zostanie sprzedany, ponieważ istnieją dowody na to, że był właściwie serwisowany. Dotyczy to zarówno firm, jak i osób prywatnych. Dobrym przykładem jest sprzedaż używanych samochodów — osoby, które mogą udowodnić za pomocą szczegółowych danych, jak często ich samochody były konserwowane i serwisowane, często mogą uzyskać wyższą cenę niż osoby, których samochody wyglądają na sprawne, ale przychodzą tylko z ustnymi obietnicami.
Dokładna ewidencja może również stanowić bufor przed odpowiedzialnością. Jeśli firma zostanie pozwana w związku z wadliwym sprzętem, szczegółowe zapisy mogą być niezbędne, aby wesprzeć sprawę firmy i wykazać, na przykład, że dochowano należytej staranności.
Główne elementy i podstawowe wymagania
Osobiste akta są zwykle najłatwiejsze do przechowywania i zwykle są to niewiele więcej niż plik zawierający rachunki i raporty diagnostyczne dotyczące wymiany oleju, serwisów i napraw. Zwykle uwzględniane są również wyniki wszelkich wymaganych kontroli bezpieczeństwa lub testów emisji. Tego rodzaju raporty mogą być dość nieformalne; główną ideą jest prowadzenie dziennika tego, co i kiedy stało się z maszyną. Mogą być tak proste, jak notatnik trzymany w pobliżu maszyny lub zdigitalizowany arkusz kalkulacyjny z zeskanowanymi raportami i specjalistycznymi notatkami.
Proces opracowywania planu ewidencji konserwacji zorientowanego na biznes jest często nieco bardziej sformalizowany. Po pierwsze, firma zazwyczaj sporządzi spis całego swojego sprzętu. Każdy przedmiot, który wymaga okresowej kontroli lub naprawy, powinien zostać umieszczony na tej liście i mieć przypisany numer śledzenia. Oprogramowanie do konserwacji może okazać się cenne w pomaganiu firmom w organizowaniu wszystkich tych informacji. Niezależnie od tego, czy dane są udokumentowane elektronicznie, czy w formie papierowej, ogólnie uważa się, że dobrą praktyką jest przechowywanie kopii zapasowej gdzieś na wypadek utraty lub przypadkowego zniszczenia danych.
aktualizacje
Po zakończeniu inwentaryzacji zapisy należy po prostu aktualizować za każdym razem, gdy wykonywana jest praca. Generalnie ewidencja powinna dokumentować, jaki rodzaj pracy został wykonany i kiedy została wykonana, a także kto ją faktycznie wykonał. Gdy przeprowadzane są jakiekolwiek inspekcje lub testy sprzętu, rejestr powinien odzwierciedlać, czy inspekcja lub testowanie były zgodne z wytycznymi producenta i procedurami operacyjnymi firmy. Wydatki związane z robocizną i częściami można również dokumentować, aby pomóc działom w prognozowaniu budżetu.
Ustawienia fabryczne
Stosowanie ewidencji konserwacji jest szczególnie ważne w warunkach fabrycznych, gdzie codziennie używana jest duża liczba drogich maszyn. Zapisy te mogą pomóc w upewnieniu się, że wszelkie odpowiednie konserwacje sprzętu lub konserwacja zakładu zostały zakończone, tak aby operacje zakładu przebiegały płynnie. Na przykład, na maszynie fabrycznej może być przechowywany dziennik konserwacji wyszczególniający wszelkie naprawy lub konserwację serwisową. Ten dziennik może pomóc w uniknięciu wypadków lub przestojów instalacji wynikających z wadliwego sprzętu.
Zastosowania motoryzacyjne i lotnicze
Dzienniki są również bardzo powszechną częścią konserwacji floty. Firmy, które wynajmują lub posiadają duże grupy ciężarówek, na przykład, często muszą uważnie śledzić, które pojazdy wymagają naprawy lub potencjalnie wymagają obsługi, zanim zostaną wysłane w długie podróże lub wezwania dostawcze. To samo dotyczy operatorów flot samolotów; Linie lotnicze i komercyjne firmy odrzutowe są często prawnie zobowiązane do prowadzenia dokładnych rejestrów wszystkich rutynowych usług i napraw, ponieważ może to pomóc w zapobieganiu wypadkom i problemom podczas lotu.