Gdy planowanie konserwacji nie jest wykonywane skutecznie, może to skutkować dużymi stratami czasu i pieniędzy na produkcję. Obowiązkiem planistów konserwacji jest opracowanie metod zapobiegania nadmiernemu marnotrawstwu. Jednym ze sposobów, w jaki można to zrobić, jest zapamiętanie przez planistów konserwacji, jakie są ich obowiązki. Powinni również opracowywać kompletne zlecenia serwisowe i utrzymywać dobrą dokumentację historyczną.
Doświadczenie pokazuje, że planowanie konserwacji może mieć jeden z największych skutków dla budżetu firmy. Wielu znawców branży zauważyło, że nawet jeśli zatrudnieni są planiści konserwacji, budżety nadal zbyt często mają negatywny wpływ. Jednym z głównych powodów jest to, że planiści konserwacji są zwykle zajęci zadaniami, które nie należą do nich.
Skuteczne planowanie konserwacji wymaga zazwyczaj osoby zaangażowanej i skoncentrowanej na swoich obowiązkach. Planowanie w sposób ograniczający marnotrawstwo nie jest prostym zadaniem. Wymaga od osoby przeprowadzenia wielu badań, oceny i obliczeń. Obejmuje również komunikację i koordynację z innymi. Ta praca może stać się przytłaczająca, gdy założy się niepowiązane obowiązki, takie jak planowanie konserwacji lub nadzór.
Planowanie konserwacji to coś, co należy zrobić z dużym wyprzedzeniem. Czekanie, aż pojawią się pęknięcia lub poważne awarie, nie planuje. Powoduje to utratę kontroli, która może być kosztowna. Zamiast tego lepszą metodą jest posiadanie planów na co najmniej rok, jeśli nie 18 miesięcy. Przygotowanie planisty konserwacji powinno być widoczne w postaci solidnego zlecenia serwisowego, efektywnego harmonogramu przestojów i kompetentnych plików historii.
Zlecenie serwisowe można uznać za solidne, jeśli zawiera wszystko, co należy przekazać wszystkim, którzy będą zaangażowani w przyszłe prace konserwacyjne. Dokument ten może być przeglądany przez kierownictwo wyższego szczebla, techników i księgowych. Dlatego praca, która ma zostać wykonana, powinna być jasno określona. Należy dołączyć materiały niezbędne do wykonania pracy. Dodatkowo należy dołączyć takie elementy, jak szkice, dzienniki problemów i specjalne instrukcje.
Harmonogram wyłączania jest ważny w przypadkach, gdy obiekt lub niezbędny sprzęt musi zostać wyłączony na pewien okres. Planista konserwacji powinien być w stanie zgadywać, jak długo będzie trwał ten okres. Powinien również opisać wszystkie projekty konserwacyjne, które należy wykonać w tym czasie. Jego planowanie powinno obejmować sposób wykorzystania siły roboczej, aby nie ponosić marnotrawstwa w tym zakresie.
Wiele ocen wykonywanych podczas planowania konserwacji powinno opierać się na plikach historii. Dokumenty te powinny zawierać szczegółowe informacje na temat historii całego sprzętu. Może to obejmować wszelkie schematy konserwacji lub bieżące problemy. Pliki te powinny również stanowić podstawę do domysłów i badań dotyczących długości i kosztów konserwacji.