W wielu różnych branżach często występują niewielkie różnice między warunkami zamówienia. Warunki są zwykle takie same, ale często są dostosowane do branży i między stronami. Kluczowe terminy często zaczynają się od ceny, warunków płatności i dostawy. Następnie omawiane są towary i usługi, pakowanie i kontrola. Wreszcie, usprawiedliwione opóźnienia, ryzyko utraty i gwarancje to niektóre ze standardowych warunków zamówienia, które można znaleźć w pozostałych klauzulach umowy. Kupujący i sprzedający podpisują zamówienie zakupu, które ujednolica warunki i stanowi podstawę umowy.
Warunki zamówienia zakupu często określają cenę i warunki płatności na początku dokumentu. Niektóre warunki dotyczące cen określają walutę płatności, jakiej może oczekiwać sprzedawca. Może również zlecić sprzedającemu wystawienie faktury w celu otrzymania płatności, często w ciągu 30 dni od dostawy. Warunki dostawy powinny zawierać miejsce dostawy oraz datę lub liczbę dni dostawy towarów i usług po podpisaniu przez sprzedawcę zamówienia.
Aby uniknąć nieporozumień i jasno określić oczekiwania, towary i usługi są często jednym ze standardowych warunków zamówienia. Jest to podstawowy opis rzeczy materialnych lub pracy, które sprzedawca zobowiązuje się dostarczyć. Często dołączane są warunki pakowania, aby zagwarantować, że towary nie zostaną uszkodzone podczas transportu. Kontrola jest środkiem, za pomocą którego kupujący może upewnić się, że towary nie zostały uszkodzone, a kupujący może zwykle przyjąć lub odmówić dostawy towarów w rozsądnym terminie.
Istotnym problemem związanym z warunkami zamówień zakupu jest ryzyko utraty. Sprzedający lub kupujący musi ponosić odpowiedzialność materialną za uszkodzenia lub wady towarów i usług do momentu dostawy i często to sprzedawca ponosi ryzyko straty. Niektóre okoliczności są poza kontrolą obu stron, takie jak klęska żywiołowa, która często opóźnia dostawę towarów lub usług. W okresie usprawiedliwionego opóźnienia Kupujący ma prawo odstąpić od umowy lub przedłużyć termin dostawy. Sprzedający często musi podpisać gwarancje w ramach warunków zamówienia, które określają własność dostarczonych towarów i usług oraz że są one wolne od wad i nadają się do użytku.
Postanowienia dotyczące wypowiedzenia zamówienia zakupu zazwyczaj sprzyjają kupującemu. Na przykład termin zamówienia zakupu może dać kupującemu prawo do anulowania zamówienia przed wysyłką lub dostawą. Ważne jest, aby dokładnie przejrzeć wszystkie warunki zamówienia, ponieważ mogą one faworyzować tylko jedną ze stron, dopóki nie zostaną wynegocjowane bardziej sprawiedliwe warunki.