Kiedy firma kupuje towary lub usługi, zwykle odbywa się to za pomocą zamówienia zakupu. Ponieważ zamówienie zakupu jest umową prawną między kupującym a sprzedającym, ważne jest, aby warunki zamówienia były jasno i precyzyjnie określone, aby zapobiec jakimkolwiek nieporozumieniom między obiema stronami. Typowe warunki zamówienia obejmują koszt, opis materiałów, oczekiwaną datę i zobowiązania frachtowe.
Jednym z najważniejszych warunków zamówienia jest koszt towaru, który pokazuje, ile kupujący jest skłonny zapłacić za towar lub usługę. Jeśli odbiorca zamówienia zakupu nie może lub nie dopasuje kosztów na zamówieniu zakupu, musi to wskazać kupującemu. Jeżeli sprzedawca przystąpi do realizacji zamówienia, jest zobowiązany sprzedać kupującemu produkt po cenie wskazanej w zamówieniu.
Dobre zamówienie zawiera opis materiałów, który nie pozostawia wątpliwości. Wystawca zamówienia powinien być jak najbardziej konkretny, aby uniknąć późniejszych nieporozumień. Oczekiwane towary lub usługi należy opisać z możliwie największą szczegółowością w treści zamówienia.
Czas realizacji to kolejny z warunków zamówienia. Duzi producenci, a nawet mali producenci z zapasami na czas, często wymagają długich terminów realizacji zamówienia. Jeżeli sprzedawca nie może dotrzymać określonego terminu, musi to wskazać kupującemu i nie przyjąć zamówienia, chyba że termin jest do negocjacji.
Freight On Board (FOB) to popularny warunek składania zamówień. Wskazuje, kto bierze odpowiedzialność za koszt frachtu iz jakiej lokalizacji. Jeśli kupujący w Nowym Jorku kupuje ciężarówkę dywanów z San Francisco, warunki mogą brzmieć „FOB Nowy Jork”, co oznacza, że sprzedawca musi zapłacić za ładunek, aby dostać się do Nowego Jorku. Jeśli warunki to „FOB San Francisco”, oznacza to, że kupujący jest odpowiedzialny za koszty transportu. Warunki frachtu są szczególnie trudne w przypadku wysyłki międzynarodowej, a kupujący i sprzedający muszą jasno określić, kto płaci cła i podatki, a także sam tranzyt.
Standardowe warunki płatności w USA to „Net 30”, co oznacza, że fakturę należy zapłacić w ciągu 30 dni. Inne standardowe terminy to „Net 15”, „Net 60”, „Net 90” lub „Należność przy odbiorze”. Jeśli zamówienie jest opłacane kartą kredytową, zwykle nie ma potrzeby określania warunków płatności, ale należy wyjaśnić, kiedy karta kredytowa jest przetwarzana w celu zamówienia.
W większości przypadków warunki zamówienia są negocjowane. Przy odrobinie dawania i brania ze strony zarówno kupującego, jak i sprzedającego, warunki zamówienia można zmodyfikować, aby uspokoić każdą ze stron. Niektóre warunki zamówienia nie podlegają negocjacjom, a kupujący lub sprzedający powinni to zaznaczyć na początku negocjacji.