Faktura zamówienia zakupu to dokument używany w transakcjach biznesowych. Nazwa tego dokumentu wzięła się z faktu, że dołączony jest numer zamówienia. Numer ten będzie następnie używany przez cały czas trwania transakcji. Istnieje możliwość posiadania wielu faktur zamówień zakupu między kupującym a sprzedającym w dowolnym momencie. Taki dokument można wykorzystać do towarów lub usług.
Aby umowa była legalna, musi być oferta i akceptacja. Wymiana pieniędzy i towarów między kupującym a dostawcą jest umową. W takiej sytuacji faktura zamówienia może być traktowana jako oferta, ponieważ kupujący wyraża chęć zakupu określonej ilości określonego towaru po określonej cenie. Dostawca akceptuje poprzez realizację zamówienia, wystawienie rachunku i otrzymanie płatności.
Faktura zamówienia zakupu zazwyczaj zawiera wiele informacji. Kupujący powinien być wyraźnie zidentyfikowany, w tym jego dane kontaktowe. Oprócz tego zwykle jest przewidziane miejsce na adres wysyłki, ponieważ firmy mogą mieć więcej niż jedno miejsce prowadzenia działalności. Numer zamówienia zakupu to bardzo ważna informacja, która zwykle znajduje się na górze dokumentu lub w jego pobliżu.
Osoba składająca zamówienie powinna być wymieniona na fakturze. Ogólne warunki, które mają zastosowanie do transakcji, są zazwyczaj uwzględnione. Zamówienie powinno być dokładnie opisane, w tym nazwy towarów lub usług, ilość, numery SKU i ceny. Kupujący może również obliczyć podatek, koszty wysyłki i obsługi oraz inne koszty.
Faktura zamówienia zakupu może chronić zarówno kupującego, jak i sprzedającego. W imieniu kupującego istnieją dowody, że poprosił o określoną liczbę konkretnych produktów i spodziewał się zapłacić określoną cenę. Jeśli sprzedający dostarcza inne produkty lub usługi lub próbuje podwyższyć cenę, kupujący będzie miał dokument, który odnotowuje jego pierwotną ofertę. Sprzedający jest chroniony, ponieważ bez takiego dokumentu kupujący mógłby zażądać towaru, a następnie odmówić jego przyjęcia lub zapłaty.
Może istnieć wiele faktur zamówień zakupu, ponieważ kupujący może złożyć nowe zamówienia przed zrealizowaniem poprzednich zamówień. Na przykład powiedzmy, że Charlie’s Maintenance otrzymuje kontrakt na wymianę dachu. Charlie może użyć faktury zamówienia zakupu, aby poprosić o dostawy do zadania. Później tego samego dnia Dział Obsługi Technicznej Charliego mógł otrzymać kolejny kontrakt na naprawę doku. Materiały potrzebne do tego zadania prawdopodobnie zostałyby umieszczone na innej fakturze zamówienia zakupu.
Podkreśla to znaczenie numeru zamówienia zakupu. Ilekroć obie strony się komunikują, ten numer będzie zwykle używany w celu wyeliminowania nieporozumień. Dotyczy to również zapytań dotyczących statusu zamówienia, wysyłania powiadomień o zaległych zamówieniach oraz wystawiania rachunków.