Systemy dokumentacji medycznej to papierowe lub elektroniczne systemy, które służą do organizowania i katalogowania informacji dotyczących leczenia, ogólnego stanu zdrowia i innych danych istotnych dla pacjentów. Obecnie wiele gabinetów lekarskich, szpitali i innego rodzaju placówek leczenia krótko- i długoterminowego korzysta z programów komputerowych do tworzenia spersonalizowanego systemu dokumentacji medycznej. Oto kilka przykładów tego, jakie dane są przechowywane w systemach i jak są wykorzystywane.
Centralnym elementem wszystkich rodzajów systemów dokumentacji medycznej są informacje o pacjencie zawarte w skatalogowanych danych. Zawiera takie podstawowe informacje jak imię i nazwisko, płeć i wiek pacjenta. W ewidencji znajdują się również dane kontaktowe najbliższych krewnych lub innych osób upoważnionych do otrzymywania informacji o pacjencie. Dokumentowane są również notatki dotyczące wszelkich alergii. Jeśli pacjent posiada jakiś rodzaj ubezpieczenia lub jakiś plan zniżek na opiekę zdrowotną, odpowiednie szczegóły są również przechowywane w dokumentacji pacjenta.
Oprócz podstawowych danych o pacjentach, systemy dokumentacji medycznej są w stanie przechowywać także wieloletnie informacje o wizytach lekarskich, pobytach w szpitalu, zabiegach chirurgicznych, przepisanych lekach krótko- lub długoterminowych. Większość systemów zawiera pola, w których lekarze, pielęgniarki i inny upoważniony personel medyczny mogą wprowadzać notatki dotyczące każdego zdarzenia, w którym opieka medyczna została rozszerzona na pacjenta.
Systemy dokumentacji medycznej czasami służą również jako środek dokumentowania komunikacji z pacjentem lub ubezpieczycielem. System może rejestrować daty sporządzenia i zgłoszenia roszczenia do dostawcy, odpowiedzi na roszczenia oraz wszelkie płatności otrzymane od ubezpieczyciela lub bezpośrednio od pacjenta. Dzięki temu możliwe jest generowanie faktur dla pacjenta, dzięki którym jest on na bieżąco informowany o aktualnym stanie konta.
Wraz z pojawieniem się elektronicznych systemów dokumentacji medycznej wiele procedur, które kiedyś zajmowały wiele godzin, można teraz wykonać w znacznie krótszym czasie. Na przykład elektroniczną dokumentację medyczną można przeszukiwać za pomocą słów kluczowych, co umożliwia szybkie przeglądanie historii pacjentów z wielu lat wstecz bez przedzierania się przez duże ilości drukowanych dokumentów. Skomputeryzowana dokumentacja medyczna, poza szybkim wyszukiwaniem informacji w celu udzielenia pacjentowi usług medycznych, ułatwia także tworzenie statystyk dotyczących liczby pacjentów leczonych z powodu danej choroby czy najczęściej wydawanych przez danego lekarza rodzajów leków. Tego typu dane mogą być bardzo pomocne przy ocenie zakresu praktyki i ogólnej jakości opieki oferowanej przez lekarza.
Jako narzędzie do zarządzania informacjami zdrowotnymi, wartość elektronicznej dokumentacji medycznej jest nie do przecenienia. Dane, które musiałyby być przechowywane w zdalnym miejscu przechowywania, można łatwo wprowadzić do systemów dokumentacji medycznej i przechowywać na dysku twardym oraz na płytach CD w celu łatwego wyszukiwania. Pomaga to ograniczyć drukowane dokumenty do minimum i zwalnia miejsce na inne cele.
Oprócz tego, że znajdują się na dyskach twardych lub serwerach lokalnych, systemy dokumentacji medycznej mogą również znajdować się na serwerze zdalnym i innych rozwiązaniach do zdalnego przechowywania danych. Ta korzyść jest szczególnie przydatna w sytuacjach, gdy istnieje potrzeba przechowywania kopii zapasowych danych. W przypadku szkód w gabinecie lekarskim lub szpitalu w wyniku klęski żywiołowej, wszystkie dane pacjenta są nadal zachowane i można do nich uzyskać dostęp za pomocą odpowiednich kodów autoryzacyjnych.