Pracownik dokumentacji medycznej to osoba, która pracuje w gabinecie lekarskim, szpitalu lub biurze rozliczeń medycznych i jest odpowiedzialna za prowadzenie dokumentacji pacjentów. Ta praca jest ogólnie uważana za stanowisko na poziomie podstawowym, a urzędnik dokumentacji medycznej jest zwykle wymagany tylko do posiadania dyplomu ukończenia szkoły średniej lub równoważnego. W zależności od wielkości biura, może zaistnieć potrzeba obsługi klienta również przez rejestratora.
Na co dzień pracownik dokumentacji medycznej może być odpowiedzialny za sprawdzanie, którzy pacjenci mają wizyty w tym dniu, oraz za wyciąganie kopii ich dokumentacji lub wykresów z systemu dokumentacji, do którego lekarze i personel pielęgniarski mogą się odwoływać przez cały dzień. Niektóre biura przechowują podwójne kopie dokumentacji medycznej, jedną papierową i jedną na komputerze. Recepcjonista może być zmuszony do transkrypcji dokumentacji medycznej na formę cyfrową i aktualizowania jej w razie potrzeby w miarę zmiany dokumentacji pacjenta. Ponadto, pracownik kartoteki medycznej może być pierwszą osobą, z którą pacjent spotyka się wchodząc do gabinetu, a on może być odpowiedzialny za wstępne stworzenie karty i zebranie podstawowych danych od pacjenta, takich jak adres, numer telefonu, dane kontaktowe w nagłych wypadkach .
W mniejszym gabinecie pracownik dokumentacji medycznej może potrzebować odbierać telefony i pomagać pacjentom w umawianiu wizyt. Niektórzy mogą również odpowiadać na pytania dotyczące rozliczeń. Duża część pracy pracownika dokumentacji medycznej polega również na wykonywaniu kopii dokumentacji i przekazywaniu jej w odpowiednie miejsca. Na przykład firmy ubezpieczeniowe, szpitale, inne gabinety lekarskie lub sami pacjenci mogą poprosić o kopie, które muszą być sporządzone szybko i dokładnie. Urzędnik ds. akt jest często odpowiedzialny za podpisanie akt i śledzenie ich, ponieważ prywatność pacjenta to poważna sprawa.
Pracownik dokumentacji medycznej może potrzebować nauczyć się kodów rozliczeniowych dla firm ubezpieczeniowych i pomagać wystawiającym rachunki medyczne podczas przygotowywania formularzy ubezpieczeniowych. Pracownik ewidencji może również wprowadzać do ewidencji wyniki badań laboratoryjnych pacjenta, a także dołączać wszelkie inne niezbędne formularze, takie jak wykresy wzrostu lub listy alergików. Obowiązki mogą się różnić w zależności od potrzeb i ważne jest, aby każdy, kto chce zostać urzędnikiem rejestru, był zorganizowany, wydajny i zorientowany na szczegóły, aby zapewnić dokładność rejestrów. Aby zostać recepcjonistą, może być konieczna praca przez pewien czas w gabinecie lekarskim lub innej placówce medycznej w celu zdobycia doświadczenia i zaznajomienia się z praktyką. Większość rejestratorów pracuje normalnie, w pełnym wymiarze godzin, a wielu pracodawców oferuje również świadczenia.