Głównym obowiązkiem administratora szkoleń jest planowanie i wdrażanie programów szkoleniowych dla firm, agencji rządowych i organizacji non-profit. Ponieważ osoby wykonujące tę pracę pracują głównie z nowo zatrudnionymi pracownikami, jest to stanowisko HR, które zapewnia stałą komunikację z innymi kluczowymi działami w firmie. W przewidywaniu potrzeb firmy i opracowywaniu odpowiednich planów szkoleniowych osoba pełniąca tę rolę posiada szereg wiedzy z zakresu funkcjonowania różnych działów.
Administrator szkoleń zwykle spotyka się regularnie ze współpracownikami i menedżerami, aby ustalić zapotrzebowanie na nowych pracowników i określić zakres prac, z którymi będą się zmagać nowi pracownicy. Te zadania administratora zwykle wiążą się z tworzeniem harmonogramów i zasad szkoleniowych oraz określaniem odpowiednich metod nauczania. Administrator decyduje, jaki rodzaj szkolenia będzie najbardziej efektywny dla wykonywanej pracy; metody mogą obejmować szkolenie jeden na jednego; lekcje grupowe; instruktaż w miejscu pracy; lub uczestnicząc w konferencjach, warsztatach lub wykładach. Po zakończeniu programu szkoleniowego administrator szkolenia pomaga ocenić i ocenić indywidualne postępy każdego uczestnika szkolenia.
Administrator przygotowuje również materiały szkoleniowe, testy i egzaminy oraz informacje o ocenach. Może być również odpowiedzialny za prowadzenie biblioteki zasobów szkoleniowych. Praca administratora szkoleń obejmuje tworzenie i organizowanie wszystkich tych dokumentów, a także fizyczne projektowanie pomocy wizualnych, nowych materiałów informacyjnych dla pracowników i podręczników szkoleniowych.
Administratorzy szkoleń wykorzystują szeroką wiedzę na temat funkcjonowania różnych działów oraz obsługi procesów kadrowych. Oprócz szkoleń związanych ze stanowiskiem może on prowadzić spotkania wprowadzające dla pracowników, wygłaszać wykłady na temat bezpieczeństwa w miejscu pracy i zdrowia publicznego lub uczestniczyć w inicjatywach rozwoju przywództwa. Stanowisko wymaga dużej elastyczności i chęci poznania każdego aspektu funkcjonowania firmy.
Zadania administracyjne i urzędnicze stanowią główną część opisu stanowiska administratora szkoleń. Administrator wykorzystuje wysoki poziom wiedzy na temat procedur biurowych w celu realizacji zasadniczych elementów pracy. Przetwarzanie tekstu, archiwizacja, przygotowywanie budżetów i planowanie spotkań są zazwyczaj wykonywane przez administratora szkolenia.
Osoba wykonująca tę pracę może być również zobowiązana do prowadzenia zajęć szkoleniowych i seminariów. Powinien czuć się swobodnie podczas wystąpień publicznych i mieć angażujący, zabawny sposób przemawiania do dużej grupy. Administrator jest często pierwszym punktem kontaktowym, z jakim pracownicy będą mieli kontakt w związku z nowymi stanowiskami, i to od administratora szkoleń zależy wyjaśnienie szczegółów stanowiska w sposób łatwy i przystępny.